ADMINISTRAÇÃO - GERAL

PIRÂMIDE DO PROGRESSO CONTÍNUO E SUSTENTÁVEL
DE UM ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA OU DE ENGENHARIA

(Publicado em 06/12/2018)



Por que alguns escritórios progridem e outroS não? Por que alguns escritórios vão bem durante algum tempo e depois perdem o rumo? O que é, realmente, responsável pelo progresso continuo e sustentável de um escritório de Arquitetura ou de Engenharia?





Para responder a essas perguntas utilizaremos como metáfora uma pirâmide, por ser uma construção na qual cada novo nível depende completamente da qualidade do que foi feito nos níveis anteriores. Não se chega ao topo se tudo o que estiver abaixo não for equilibrado e bem feito.

NÍVEL 1 - A BASE DA PIRÂMIDE
A base da pirâmide é, na verdade, a fundação, o chão, a terra sobre a qual a pirâmide será construída: se o profissional deseja obter um progresso contínuo e sustentável para o seu escritório é preciso entender completamente a conjuntura social, política e econômica. É preciso que a leitura do ambiente no qual o escritório será instalado seja feita com a maior clareza e precisão.

É necessário ler a conjuntura social para entender o que é que move as pessoas para buscar o que você tem para vender.

É necessário ler a conjuntura política, porque ela impacta tanto o panorama social quanto a economia (como pode ser visto com grande clareza nesta virada de 2018 para 2019, quando as questões políticas estão impactando as questões sociais e a economia). É preciso entender os movimentos sociais e políticos no nível local, regional e nacional. Quem não entender esses movimentos fará um planejamento sobre areia movediça. Não estará construindo estratégia sobre terra firme.

E é importante ter uma leitura inteligente da conjuntura econômica. Entender os números e os indicadores econômicos relevantes para o planejamento de uma empresa no seu campo de negócio. Alguns indicadores sociais ou econômicos devem estar no radar dos engenheiros e arquitetos de tal maneira que alterações nesses números devem ativar o alerta de que algum problema pode estar no horizonte. Aqui vou destacar alguns desses indicadores:

• PIB - Produto Interno Bruto. O PIB é um indicador que mede a atividade econômica do país. No brasil esse índice é calculado pelo IBGE e publicado trimestralmente

• Desemprego. Pode ser obtido na PME - Pesquisa Mensal de Emprego, que é uma pesquisa feita pelo IBGE, de periodicidade mensal sobre mão-de-obra e rendimento do trabalho.

• CUB - Custo Unitário Básico. É um indicador monetário que mostra o custo básico, servindo como parâmetro na determinação dos custos do setor da construção civil. O Cálculo é feito e publicado — mensalmente — pelos Sindicatos da Indústria da Construção Civil).

• Confiança da Construção (ICST). Este índice é medido pelo Instituto Brasileiro de Economia (IBRE) da Fundação Getúlio Vargas (FGV).

• Desempenho da indústria de bens de capital. Esta informação consta da Pesquisa Produção Industrial Mensal - Produção Física (PIM-PF) divulgada pelo IBGE e reflete a expectativa do setor empresarial com a economia brasileira.

• Sobrevivência/Mortalidade Empresarial. Trata-se de um levantamento feito anualmente pelo SEBRAE e mede a relação entre o número de empresas constituídas e o número de empresas sobreviventes depois de dois anos.

• Depósitos e retiradas na Poupança. Os valores de depósitos e retiradas das contas de poupança são publicados pelo Banco Central em boletins diários;

• Cotação do Dólar e do Euro. A cotação das principais moedas internacionais são publicadas todos os dias em diversos portais de notícias ou aplicativos nos smartfones.

• Endividamento das famílias. Este número é calculado mensalmente pelo Banco Central e expressa o comprometimento da renda com o pagamento de prestações de empréstimos e financiamentos;

Além dos indicadores listados acima, outros podem fazer parte do radar do profissional/gestor, tais como:
• Inflação
• Superavit primário
• Investimento público em infra-estrutura
• Investimento estrangeiro no país;
• Valor da ação de grandes incorporadoras;
• Índice de confiança dos construtores
• Estoques de apartamentos;
• Número de caminhões nas estradas;
• Volume de vendas de papelão;
• Declínio em investimentos de inovação;
• Filas das lotéricas estão ficando maiores e maiores;
• Redução de alunos em ensino médio;
• Aumento repentino em cursos técnicos básicos de curtíssima duração;
• Aumento de processos de divórcio e separação conflituosa.

Mas, atenção: o mais importante é acompanhar as taxas de crescimento/decrescimento desses indicadores. Como disse o engenheiro Sebastião Nau, “o conhecimento de derivada é essencial. Sempre há um retardo dos resultados visíveis de recuperação em relação aos indicadores. Quando começa uma crise, os resultados concretos negativos aparecem antes dos indicadores; quando termina a crise, os resultados concretos positivos aparecem também antes dos indicadores.”
Faça a derivada da curva dos indicadores e você verá o perigo (ou a luz no fim do túnel) antes dos outros.

Se, em qualquer momento do funcionamento da empresa houver, por exemplo, a perda do entendimento da conjuntura, a nossa pirâmide poderá ruir porque a base virou areia solta, sem referência e sem força.

NÍVEL 2 - AS AÇÕES EMPREENDEDORAS
Não basta entender o ambiente e a conjuntura. É preciso agir sobre ele. Criar negócios. Abrir a empresa, desenvolver novos produtos, novas estratégias, novas abordagens. É preciso criatividade, atitude, iniciativa e liderança.

Para isto é essencial que o profissional tenha um conhecimento profundo da sua própria Identidade, do seu DNA Empresarial. Mas atenção, não pense que isto é fácil ou que é uma coisa que você consegue fazer apenas com bom senso e alguma inteligência. É preciso adotar métodos precisos e critérios adequados para o reconhecimento das características que estão na essência do profissional e da empresa, porque essas coisas estarão presentes em todas as manifestações do escritório (o que inclui, naturalmente, os produtos oferecidos ao mercado). Neste rápido vídeo (dois minutinhos) a Engenheira e designer Lígia Faccioni explica o que é a IDENTIDADE EMPRESARIAL.

Essas ações empreendedoras são importantíssimas e devem se dar em um continuum onde os resultados de uma volta alimentam o início de uma nova rodada de operações.

São as ações empreendedoras que definem os produtos e nos levam ao próximo nível:

NÍVEL 3 - A ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL E A ESTRUTURA
Uma vez que o profissional tenha tido atitudes empreendedoras que o levaram a criar a empresa (ou a desenvolver novos produtos em uma empresa já estabelecida) é preciso estabelecer ou adaptar a organização e a estrutura da empresa. É preciso criar as condições físicas, burocráticas e legais para o funcionamento da empresa ou para o desenvolvimento material do produto. Conceber a empresa, criar um Plano de Negócio, redigir um Contrato Social, criar mecanismos para registros e controles, construir as instalações físicas e os equipamentos necessários, estruturar e sistematizar o processo produtivo.

O resultado disso é uma organização empresarial com estrutura que permite realizar o trabalho que resultará no produto a ser disponibilizado ao mercado.

Esses primeiros degraus (os níveis 1, 2 e 3) são os passos necessários para que a empresa se apresente ao mercado. É aí que entra a segunda fase. E o 4º nível da nossa pirâmide:

NÍVEL 4 - O MARKETING
O marketing é uma abordagem estratégica com o objetivo de administrar a relação da empresa (e de seus produtos) com o mercado. O objetivo do marketing é CRIAR AS CONDIÇÕES PARA QUE HAJA TROCAS MERCADOLÓGICAS ENTRE A EMPRESA E O MERCADO. Uma empresa faz investimentos (dinheiro, tempo, energia) para trocar os seus produtos pelo dinheiro dos clientes (ou por outras vantagens mercadológicas).

O marketing é o que apresenta a sua empresa e seus produtos para o maior número possível de potenciais compradores e divulgadores. É o conjunto de estratégias para fazer a sua empresa ser conhecida e reconhecida no mercado. O marketing deve atingir um amplo espectro. Nem todos os atingidos pelo seu marketing fazem negócios com a sua empresa.

E o principal indicador de desempenho do marketing é o CONTATO COMERCIAL: cada vez que um cliente entra em contato com a sua empresa (pessoalmente, por telefone, pelo whatsapp ou pela internet), para pedir uma informação qualquer ou para solicitar uma proposta comercial o seu marketing ganha um ponto.

O resultado do marketing, portanto, são as negociações abertas. Se você não tem negociações abertas é porque o seu marketing não está produzindo o resultado devido, não importa quantos seguidores você tenha nas suas redes sociais ou quantos likes você obtém nas suas postagens.

Você só pode dizer que o seu marketing é bom se os clientes estão entrando em contato, pedindo informações, solicitando propostas comerciais... se estão abrindo a porta para o passo seguinte:


NÍVEL 5 - A NEGOCIAÇÃO E VENDA
Quando você vai a campo (pessoalmente ou por intermédio das mídias) para se apresentar, apresentar a sua empresa ou apresentar o seu produto você está fazendo marketing. Quando alguém responde a essa comunicação você está obtendo um resultado (sucesso) de marketing, mesmo que uma negociação aberta não resulte em venda. O sucesso de marketing foi alcançado.

Daí pra frente a bola está com o centroavante, o negociador. Cabe ao negociador as importantes tarefas abaixo:
• Atender os clientes que procuram pelo escritório
• Elaborar as propostas comerciais (a partir de modelos definidos pelo gerente de marketing)
• Conduzir as Negociações (comerciais) com os clientes
• Manter registro e controle das Negociações em andamento
• Elaborar os Contratos de Prestação de Serviço (a partir de um modelo geral definido pelo marketing)
• Fechar os negócios
• Obter a documentação do fechamento dos negócios (assinatura do aceite na proposta ou no contrato de serviço).
• Conduzir as ações de pós-venda.

É importante lembrar que o número de negócios fechados não é um indicador de desempenho do seu marketing. Se um escritório costuma ter 10 a 12 negociações abertas num mês e fechar dois ou três negócios, pode acontecer de, num determinado mês, fechar 5 negócios. Mas, se naquele mesmo período apenas cinco negociações foram abertas. Podemos concluir que o desempenho de negociação e vendas foi muito bom, mas o marketing foi ruim. Porque, insisto, a efetividade do marketing é medida pelo número de negociações abertas e não pelo número de negócios fechados. É o volume de negociações abertas que garante a sustentabilidade comercial da empresa.

Uma vez que uma venda foi concretizada, passa-se para o nível seguinte, a produção e entrega.


NÍVEL 6 - O PROCESSO PRODUTIVO (EQUIPE DE TRABALHO)
O escritório precisa ter domínio, eficácia e eficiência no processo produtivo. É preciso ser capaz de produzir aquilo que está sendo vendido. Mas produzir com a máxima qualidade, no menor tempo e com o menor custo. Não basta concluir o trabalho. É preciso concluir no prazo, com a máxima satisfação do cliente e gastando o mínimo possível de recursos. Esta deve ser a visão do empresário, do empreendedor.

Isto implica a sistematização dos processos produtivos bem como a seleção e treinamento intensivo da equipe de trabalho. Não se obtém crescimento empresarial de um escritório de Arquitetura ou de Engenharia sem uma boa equipe de trabalho. A equipe, as pessoas (bem como os processos organizados e sistematizados) são a verdadeira máquina de produção do escritório.

Com a produtividade sob controle, surge a necessidade do próximo nível:


NÍVEL 7 - A ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE FINANCEIRO
O controle financeiro é uma das últimas necessidades que aparecem num escritório de Engenharia ou de Arquitetura. De fato, não existe necessidade de controle financeiro se a empresa não tem receitas. Se não tem movimentação financeira. No entanto, à medida que o dinheiro começa a entrar (por conta de tudo o que existe nos níveis 1 a 6, a administração e o controle financeiro se impõe.

A administração e controle financeiro devem agir sobre os custos de existência (o custo fixo operacional) e também sobre os custos de produção. São os custos de manter a empresa viva e os custos de produzir cada serviço entregue aos clientes.

Uma vez que tudo o que está descrito nos níveis 1 a 7 esteja sendo feito, isto significa que a sua empresa está funcionando bem. Mas isso não garante que continuará assim para sempre, pois a administração de uma empresa é um processo iterativo(*), o que nos leva ao topo da pirâmida:


NÍVEL 8 - O CONTROLE ESTRATÉGICO
O controle estratégico nos remete de volta ao nível 1. Mesmo que a empresa esteja funcionando perfeitamente, é preciso não perder de vista a conjuntura social, política e econômica da sua região e do país.

As circunstâncias mudam. O conhecimento sobre o mercado fica obsoleto, os diferenciais competitivos não são permanentes. É preciso fazer releituras, com novas informações e novos conhecimentos. As atitudes empreendedoras que funcionam hoje podem não funcionar mais daqui a dois ou três anos. Os conhecimentos, habilidades e capacidades que garantiam uma posição de destaque no mercado a três anos podem não ser mais suficientes hoje.

Será necessário alguma mudança na perspectiva empreendedora? Será preciso alterar a organização empresarial, o modelo de negócio ou a estrutura da empresa? O marketing ainda é adequado às novas realidades? As técnicas de negociação e vendas ainda funcionam? Podem ser melhoradas? O processo produtivo pode ser incrementado? O escritório está produzindo cada vez mais, com menos tempo, menos energia e menores custos? O controle financeiro dispõe de novas tecnologias? Todas essas perguntas devem ser feitas sempre, mesmo que a empresa esteja funcionando perfeitamente.

Não vale aqui a velha máxima do futebol de que "em time que está ganhando não se mexe", por que isso é o que irá condenar o time a continuar perdendo (e perder cada vez mais) assim que tiver a primeira derrota.


CONSIDERAÇÕES FINAIS
Infelizmente, a maioria dos gestores dos escritórios de Arquitetura e de Engenharia caem numa armadilha que consiste em ficar girando em círculos entre os níveis 5 e 6, Negocia, vende, produz, entrega, negocia, vende, faz, entrega... porque essas são as etapas cujos resultados são mais facilmente visíveis para quem não tem visão estratégica.

Geralmente o controle financeiro se limita ao mínimo necessário para evitar o caos, perdendo-se aí todo o potencial de planejamento estratégico que um controle financeiro eficiente permitiria.

Esquece-se o marketing, porque está muito ocupado em negociar, vender e produzir... e os níveis 1, 2 e 3 acabam sendo abandonados. Aí a base da pirâmide, que pode ter sido sólida em algum momento começa a esfarelar, e o profissional/empresário acaba num pântano de circunstâncias desconhecidas e adversas.

Os profissionais costumam cair nessa armadilha fundamentalmente porque quando isso ocorre eles estão distraídos com uma situação que parece boa (existem negociações, vendas e produção). É uma hora difícil para alguém chamar a atenção deles, pois eles têm a sensação de que tudo vai bem e, mais importante, nunca mais vai acontecer nada de ruim.






(*) Iterativo é um termo trazido da matemática que descreve um sistema em circuito no qual o resultado de uma rodada é utilizado como informação (dado) para uma rodada seguinte, até que se encontre uma solução equilibrada. Cada rodada no circuito é chamada de iteração (não confundir com interativo ou interação)



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PADILHA, Ênio. 2018

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