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Em agosto de 2011 eu publiquei, aqui no site (e também no nosso "Tres Minutos", o artigo ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (1)
Quanto custa abrir um escritório de Engenharia ou de Arquitetura?

Recomendo que você leia o texto (disponível no link acima) antes de iniciar a leitura deste aqui.

Hoje falaremos do custo operacional. O custo de manutenção do escritório.

A questão é a seguinte: quanto custa manter aberta a porta do seu escritório durante um mês, mesmo que não tenha nenhum trabalho contratado?

Colocando de outra forma: qual é, de fato, o salário de um Engenheiro (ou arquiteto) cujo escritório tem um faturamento bruto de R$ 10.000,00?

Infelizmente, muitos profissionais, por falta de orientação administrativa e noções de finanças, se ilude, pensando que ganha bem, quando, na verdade, mal ganha o bastante para manter o escritório aberto. O resultado prático pode ser visto dez ou doze anos depois, quando o profissional percebe que não está progredindo. Aí ele se pergunta: "por que eu não consegui fazer patrimônio, se eu sempre ganhei tão bem?" A resposta é: ele nunca ganhou bem! Só isso.

Abra-se, aqui, um parêntese: o amigo Mauro Faccioni, um dos colegas que leram esse texto em primeira mão, respondeu, num e-mail muito simpático: "Ênio, com seu artigo, metade dos engenheiros vai fechar seus escritórios amanhã cedo, apavorados. Vamos ver se os que sobram conseguem se transformar em algo melhor."

Não sou tão pessimista, mas adianto aqui que o texto pode mesmo parecer assustador, porque contraria muitas crenças e práticas cristalizadas.

Além do mais, que fique claro: o objetivo não é esse (apavorar os profissionais proprietários de escritórios de Arquitetura/Engenharia). A intenção é chamar a atenção para o fato de que muitos custos operacionais dos escritórios são negligenciados pelos seus proprietários. E a conta, quando aparece, é muito salgada.
Fecha-se o parêntese

Veja, abaixo, os custos mensais de um escritório de Arquitetura/Engenharia e que devem ser considerados pelo profissional, sob pena de perder a exata noção dos seus próprios ganhos individuais:

1 - ALVARÁS E ANUIDADES
• Alvará de Localização
• Alvará Sanitário
• Alvará dos Bombeiros
• Anuidade do CREA/CAU
• Anuidade de Entidade de Classe
Os alvarás e licenças legais de funcionamento são custos que, geralmente ocorrem uma vez por ano. No entanto, os valores devem ser considerados como uma despesa mensal, pois são contas que, apesar de só aparecerem em janeiro, dizem respeito a todos os meses do ano.

Aí temos uma outra questão muito importante: a necessidade de o escritório manter uma poupança anual com a finalidade específica de fazer frente às despesas de final e início de ano.
Os meses de dezembro, janeiro e fevereiro são, via de regra, diferentes dos outros meses. Em dezembro existem um \"pacote de despesas extras\" associado ao fim de ano, como o 13º salário dos empregados, 13ª parcela do escritório de contabilidade, presentes de natal, festa de fim de ano do escritório, participação em festas de outras empresas e entidades além de outras despesas que não podem ser desconsideradas;
Em janeiro surge outro \"pacote de despesas extras\", dessa vez associadas ao início do ano, como IPTU, IPVA, Seguros, Renovação de alvarás e anuidades diversos, pagamento de férias para empregados, etc;
Em fevereiro... bem, em fevereiro tem carnaval... Não é, normalmente, um mês de faturamento cheio. Não dá pra contar com fevereiro.

Por isso sugiro que todas as despesas anuais (previsíveis) sejam consideradas e o valor resultante dividido por 9. E que esse valor seja depositado em uma poupança especialmente destinada a fazer frente às despesas de fim de ano.

2 - ESPAÇO FÍSICO (Sala, prédio...)
• Aluguel
• Condomínio
• IPTU
• Seguro
• Segurança
• Limpeza
Observe que nem todos os custos aparecem todos os meses, como é o caso do IPTU e dos seguros. No entanto, como foi visto no item anterior, devem ser considerados e previstos como custos de todos os meses.

O custo do aluguel não pode ser desconsiderado mesmo que o escritório funcione em sede própria. Qualquer economista demonstrará que a receita que se poderia ser obtida com o aluguel do espaço para outra finalidade deve ser considerada na equação que avalia o custo/benefício de manter o escritório funcionando. Portanto, deve ser levado em conta nos custos de manter o escritório aberto, considerando outras alternativas econômicas (como, por exemplo, trabalhar em outra empresa);

3 - EQUIPE DE TRABALHO (PESSOAS)
• Salários
• Encargos Sociais e Trabalhistas
• 13º salário
• Férias
• Prêmios e Gratificações
• Plano de Saúde/Plano Odontológico
• Alimentação
Muitos estudos têm demonstrado que uma boa equipe de trabalho (bem selecionada e muito bem treinada) constitui um recurso muito valioso e, portanto, pode constituir um diferencial competitivo (que levará à vantagem competitiva, objetivo final de qualquer empresa).
No entanto, como todas as coisas valiosas, uma boa equipe de trabalho custa dinheiro (entre outras coisas). O custo financeiro de manter uma boa equipe de trabalho precisa ser corretamente dimensionado.

4 - MATERIAIS DE CONSUMO
• Papel
• Material de Expediente (envelopes, clipes, pastas, grampos, canetas...)
• Cartucho de Impressora
• Energia Elétrica
• Material de Limpeza
• Água (potável)
• Café | Chá
O inferno está nos detalhes. Não se pode descuidar dos pequenos custos diários, porque eles têm o poder de se mostrar gigantes no longo prazo.
A sugestão deste artigo é que todos os custos do dia-a-dia sejam considerados pelos seus valores mensais. Uma folha de papel, uma fotocópia, um clipe, uma pasta de plástico, uma lâmpada acesa, um computador ligado, uma torneira pingando... tudo isso pode parecer irrelevante. Mas quando esse custo todo é colocado numa planilha vemos que não se trata de uma coisa tão inexpressiva assim.

5 - VEÍCULOS
• Amortização/Prestação
• Licenciamento
• Seguro
• Manutenção
Aqui a conversa vai ficar séria!
Vamos partir da seguinte afirmação: não é possível exercer nem Arquitetura nem Engenharia sem possuir um carro. Isso é pura verdade. E se deve, basicamente, ao fato de que, tanto a Engenharia quanto a Arquitetura, são profissões que exigem ampla mobilidade. O profissional precisa se deslocar de um lugar para o outro, de acordo com o endereço dos clientes e obras em andamento.
Da mesma forma que um escritório de Engenharia/Arquitetura precisa ter um bom computador (no mínimo) e uma boa conexão de internet, o escritório precisa ter um bom carro. E essas coisas são utilizadas o tempo todo para o exercício da profissão.

Muitas empresas oferecem aos seus empregados (especialmente aos mais graduados) vantagens e benefícios extra, que reduzem a demanda por salários muito altos (e sua correspondente carga de encargos sociais e trabalhistas). Assim, executivos e técnicos recebem, além dos seus salários, um auxílio moradia, um auxílio transporte, um auxílio alimentação... Esses \"auxílios\" algumas vezes se materializam sob a forma de \"uma casa ou apartamento para morar\", \"um carro para dirigir\", e \"um cartão para fazer compras em supermercados\".

Por que o engenheiro/arquiteto deveria utilizar o seu carro para trabalhar, quando sabemos que, se ele fosse empregado em uma empresa de engenharia, utilizaria o carro da empresa?

Eu entendo que, a partir do momento em que o profissional abre um Escritório de Engenharia/Arquitetura (sozinho ou em sociedade com outros profissionais) o carro que ele usa passa a ser um custo do escritório e um benefício oferecido ao profissional (uma coisa que, como vimos, é muito comum nas empresas).
Usar (inclusive para seus compromissos pessoais) o carro do escritório é um benefício decorrente de ser o proprietário (ou sócio) da empresa.
Faz muito mais sentido o seu escritório pagar por um carro que você utiliza para fins pessoais (nos fins de semana) do que você pagar por um carro que o seu escritório utiliza para fins comerciais (durante toda a semana).

Então é o seguinte: o carro deve ser considerado como um custo operacional do seu escritório. Um custo mensal. E deve incluir o valor da prestação (ou do dinheiro que deve ser reservado, todos os meses para fazer a troca do carro a cada três ou quatro anos), os valores de seguros, IPVA, taxas de licenciamento, manutenção e combustível. A única coisa que, obviamente, não está incluída, são as multas que porventura o motorista receba por infrações às leis de transito.

6 - MANUTENÇÃO
• Manutenção de equipamentos e instalações
• Reposição de equipamentos
• Seguros
Outro dia um amigo falou. Prefiro morar em uma residência do que em um apartamento, pois morando em uma casa não tenho as despesas de condomínio.

Mesmo concordando com a idéia geral (eu também prefiro mil vezes morar em uma casa do que em um apartamento) tive de interromper e discordar: morando em uma casa você não está obrigado ao pagamento MENSAL do condomínio. Mas isso não quer dizer que você está livre do custo correspondente à limpeza, manutenção, reforma e segurança do imóvel (que é, em última análise, o que mais impacta o custo nos condomínios). A manutenção do imóvel, a limpeza, a segurança e as reformas necessárias acabam sendo, no longo prazo, iguais, tanto numa residência isolada quanto num apartamento em condomínio. Portanto, mesmo que você more numa casa própria, fora de um condomínio, o mais inteligente seria fazer uma reserva mensal que pudesse ser sacada quando surgisse um imprevisto (como a quebra de alguma coisa) ou uma reforma prevista para manutenção do imóvel.

7 - INFORMÁTICA
• Lincenças e atualizações de softwares
• Manutenção
• Suporte
O exercício PROFISSIONAL de Engenharia/Arquitetura pressupõe a utilização de softwares específicos. Eu tenho recomendado aos colegas que participam dos meus cursos e palestras que apenas utilizem softwares legítimos (sob licença dos respectivos fabricantes). Além de ser legalmente correto, existem diversas vantagens nessa prática, entre elas, o acesso ao suporte e acompanhamento diretamente dos profissionais que produziram o software.
A principal desculpa apresentada pelos profissionais para o uso de software pirata é a falta de recursos para a aquisição das licenças. Tenho dado uma resposta que pode parecer grosseira, à primeira vista, mas, honestamente, reflete o que eu penso sobre essa questão e eu gostaria que o leitor pensasse com calma antes de fazer um julgamento precipitado: eu penso que, se você não ganha dinheiro suficiente para manter um escritório de Engenharia/Arquitetura, melhor seria procurar um emprego ganhar dinheiro de outra forma. Aí, quando se encontrasse em condições de manter um escritório PROFISSIONAL voltasse a abrir seu próprio negócio. O exercício AMADOR da Arquitetura/Engenharia não faz bem à Valorização das nossas profissões.

8 - INFORMAÇÕES
• Assinatura de Revistas
• Cursos
• Seminários e congressos
• Feiras
• Aquisição de Livros
• Aquisição de Normas Técnicas
Engenheiros e Arquitetos são profissionais cujos produtos apresentam um alto componente intelectual agregado (é uma das características distintivas dessas profissões).
Oras, se esses profissionais vivem das suas capacidades intelectuais, é importante que esse recurso importante seja alimentado e renovado constantemente.
O custo de se manter informado e atualizado sobre as novidades da ciência e tecnologia é um custo que não acaba nunca. Participar de palestras, cursos seminários e congressos não podem ser considerados eventuais. Devem entrar numa previsão orçamentária anual e incluído naqueles depósitos mensais (de março a novembro) citados no item 1.
Comprar livros e assinar revistas técnicas também não pode ser considerado gasto eventual. Deve ser previsto e ter reserva orçamentária própria.
E não depende de a empresa estar ou não faturando. Na verdade, quanto menos a empresa estiver faturando, mais deve se preocupar em investir nesses recursos.

9 - COMUNICAÇÃO
• Serviços de Terceiros
• Impressos
• Internet - Provedor de sinal
• Internet - Provedor de acesso a conteúdo
• Web site (registro)
• Web site (construção)
• Web site (hospedagem e suporte)
• Telefone Fixo
• Telefone Celular
Embora isso raramente aconteça, o certo é que a abertura de um escritório de Arquitetura/Engenharia deveria ser precedida da elaboração de um PLANO DE NEGÓCIO. Nesse Plano de Negócio está incluído um Plano de Comunicação Social (que muita gente confunde com \"plano de marketing\", porque é ali que estão previstos os investimentos em propaganda e publicidade). Um Plano de Comunicação Social eficiente (e perfeitamente sintonizado com o Plano de Negócio) certamente irá prever investimento (de tempo e de dinheiro) em estratégias de comunicação (impressos, internet, mídia, etc). Esses custos dizem respeito à própria sobrevivência da empresa. Não podem ser negligenciados e merecem especial atenção do profissional responsável pela administração do escritório.
Não são esses custos que devem sofrer os primeiros cortes quando as coisas, eventualmente, começarem a ficar difíceis. Como disse Henry Ford (numa de suas frases mais famosas) \"Se eu tivesse um único dólar, investiria em propaganda.\"

10 - DESPESAS DE VIAGENS (Negociação, Feiras, Congressos, Cursos)
• Combustível
• Depreciação do veículo
• Estacionamentos
• Passagens (avião, ônibus, trem)
• Traslados (Taxi, Van, aluguel de carro)
• Hotéis
• Restaurantes
• Fotografias
• Material de Promoção da empresa
• Motoboy
Quando digo isso em sala de aula sinto que os arquitetos sentem um certo alívio. É sobre viajar. E o que eu digo é o seguinte: para os Arquitetos, viajar é uma obrigação. Portanto, deve ser considerado um custo operacional. Um custo que deve ser considerado permanente e, portanto, deve fazer parte das reservas de todos os meses.
Um arquiteto precisa viajar, conhecer outras cidades, outras regiões, outros países, outros continentes. Todo arquiteto deveria estabelecer como objetivo para sua carreira \"conhecer o mundo inteiro\" (pelo menos um país de cada continente). Se essas viagens forem bem planejadas e bem aproveitadas, isto certamente fará desse profissional um arquiteto melhor, mais bem informado e com a sensibilidade social mais apurada.
Mas viajar tem custo. E esse custo deverá ser incluído como um custo do seu escritório (e será repassado ao preço dos seus projetos, claro!).

Mas, não se desespere. Não estou falando de fazer uma viagem internacional todos os anos. Estou falando de uma viagem internacional a cada cinco anos, com algumas viagens nacionais aqui e ali. Nada que um orçamento bem elaborado e uma gestão financeira eficiente não dê conta.

Fora isso, tanto arquitetos quanto engenheiros precisam considerar os custos de viagens para conduzir negociações, visitar feiras, participar de cursos e congressos e outras atividades (observe que não devem ser consideradas aqui as despesas de viagem à serviço. Se o profissional viaja por conta de algum trabalho em andamento, isto não é custo operacional - nem custo fixo. É custo variável e deverá ser considerado como custo de produção (objeto do próximo artigo)

11 - OUTRAS DESPESAS
• Despesas Bancárias Fixas
• Uniformes e EPI
Por fim, temos aqui esse campo misto, onde podemos lançar todas as outras despesas que (1) não estejam encaixadas em nenhum dos itens acima e (2) não possam ser consideradas como custo da realização de um determinado serviço em particular. Ou seja aqueles custos que precisam ser realizados para que o seu escritório simplesmente funcione.


CONCLUSÃO
Pegue todos os custos relacionados neste artigo e preencha uma planilha (por exemplo, do Excel). Depois coloque os valores correspondentes à cada despesa. Pronto. Agora você já está começando a planejar os seus custos operacionais.
Vá ajustando esta tabela, acrescentando itens e melhorando o controle.
Não exclua um item só porque você não tem essa despesa. Não se iluda. O mais provável é que você tenha sim essa despesa. Apenas não está enxergando direito como é que ela se manifesta.

Lembre-se. A maior causa de fracasso e mortalidade empresarial é a falta de planejamento e controle financeiro. Não seja você mais uma vítima dessa praga.

Boa sorte.

PADILHA, Ênio. 2012

Leia também: ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (1)
Quanto custa abrir um escritório de Engenharia ou de Arquitetura?

Leia também: ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (3)
Quanto custa produzir serviços de Arquitetura e Engenharia