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Nos meus cursos para Arquitetos e Engenheiros, falar de atrasos ou de não cumprimento de prazos é sempre um momento de tensão. É compreensível: a imensa maioria dos colegas não conclui seus trabalhos no prazo combinado com o cliente e, muitas vezes, chegam atrasados para as reuniões, para visitas a obras ou para outros compromissos profissionais.

Falar de atrasos é como falar em corda na casa de enforcado. Ainda mais com a abordagem que eu costumo dar para o tema. Sou curto e grosso: atrasos são inadmissíveis. E, se você chegar atrasado ou não cumprir um prazo a culpa é sua. Ponto Final.

Aí começa a choradeira. "Ah, mas o senhor não conhece o trânsito aqui em Tangaré do Sul, a gente leva 50 minutos pra andar dois quilômetros!"
Justamente. Eu não conheço as dificuldades do trânsito na sua cidade. Mas você conhece. Ou deveria conhecer. Isso também é seu trabalho. Se você sabe que existe uma boa possibilidade de o trânsito estar lento, deve sair mais cedo de casa ou do seu escritório. E não, simplesmente, chegar atrasado e depois dizer que a culpa foi do trânsito.

"Ah, mas às vezes não é a gente que atrasa. Tem trabalho que depende de outros fornecedores. Se eles atrasam a gente acaba atrasando também."
Vou repetir: você tem a obrigação de conhecer as idiossincrasias do seu mercado e ser capaz de fazer previsões profissionais. Se um determinado fornecedor costuma atrasar ou pode vir a atrasar a entrega dele, cabe a você escolher outro ou fazer contratos mais detalhados com cláusulas de punição pelos atrasos. E não simplesmente repassar o problema para o seu cliente.

"Mas se o atraso for causado por um fornecedor que foi contratado pelo próprio cliente..."
Presta atenção, colega! Se você aceitou um contrato em que não tem controle sobre o seu próprio processo produtivo você foi incompetente. E essa resposta já vale para o "ah, mas muitas vezes o próprio cliente é que atrasa o trabalho pois demora demais para decidir ou dar respostas..."

Tudo isso é coisa que pode muito bem ser prevista e incluída no contrato (e, antes disso, na Proposta Comercial). Muitos profissionais escrevem lá no orçamento do serviço, "prazo de entrega: 50 dias após a contratação do serviço". Como assim? Se o cumprimento desse prazo depende de respostas que o cliente tem de dar, de decisões que o cliente precisa tomar, da entrega de outros produtos de outros fornecedores... Prometer que vai cumprir esse prazo de 50 dias é uma irresponsabilidade! Tá pedindo pra se incomodar!

O correto, nesses casos é escrever "prazo de entrega: 50 dias após a aprovação do estudo preliminar" ou "30 dias após a entrega do equipamento x" ou "40 dias após o recebimento das informações x, y e z" ou ainda, "25 dias úteis, descontados os dias de chuva".

Enfim, a sua proposta comercial (a sua promessa de prestação de serviços) deve incluir a previsão de todas aquelas coisas que poderão produzir algum impacto na qualidade do serviço ou no prazo de entrega. E você não pode pressupor que o cliente sabe dessas coisas. É você quem tem a obrigação de saber disso. Não ele.

A cultura da pontualidade e cumprimento de prazos separa os países ricos dos países pobres. E também separa profissionais bem sucedidos de profissionais maisomenos. Você pode ficar brigando com essa realidade ou começar já a sistematizar seus processos produtivos em busca do atraso zero.

Taí um bom projeto (uma boa estratégia) para a diferenciação competitiva do seu escritório.

PADILHA, Ênio. 2013