DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
(Entrevista para Juliana Nakamura - Revista aU)

(Este artigo foi publicado em 30/04/2014)




ÊNIO PADILHA
professor@eniopadilha.com.br






No início do mês de fevereiro eu fui entrevistado (por e-mail) pela jornalista Juliana Nakamura, da Revista aU - Arquitetura & Urbanismo, para uma matéria sobre Diagóstico Empresarial. Eis as perguntas e respostas:


1) Qual é a função do diagnóstico empresarial? Em que medida ele pode ser útil na administração de um escritório de arquitetura?

Digamos que você desconfie que está fora de forma e que deseje fazer alguma coisa para melhorar o visual e a saúde. O que você pode fazer?

Pode, por exemplo, iniciar uma das muitas dietas da moda ou fazer o que um amigo sugerir ou ainda iniciar um tipo especial de dieta e exercício que você mesmo acha que é o melhor. Em qualquer um dos casos você pode estar fazendo a coisa certa. Ou não. É difícil saber.

O correto seria, antes de começar qualquer tratamento, dieta ou programa de exercícios, obter um diagnóstico, isto é, realizar uma série de exames e testes para saber exatamente como você está, onde estão os problemas e qual é o tamanho de cada deficiência.

Parece simples, não é? Pois é exatamente isto que o Arquiteto (ou Engenheiro) deve fazer no seu escritório antes de adotar qualquer novidade da moda no mundo da gestão de negócios: fazer um Diagnóstico Empresarial.

A função do Diagnóstico Empresarial, portanto é servir de base para a definição das estratégias que serão adotadas e também servir de referência para a medição dos resultados dessas estratégias, no futuro.

A utilidade do Diagnóstico Empresarial está justamente no fato de ele ser, ao mesmo tempo, uma luz na escuridão e um conjunto de parâmetros para aferição de desempenho. Trata-se, portanto, de um instrumento de gestão muito poderoso


2) Quais são as maiores dificuldades que as pequenas empresas enfrentam na hora de elaborar esse diagnóstico? Há metodologias específicas para elaborar esse diagnóstico?

Antes de qualquer coisa é importante deixar claro que Diagnóstico Empresarial (bem feito) é um recurso avançado de Administração. Pequenas empresas (entre elas os Escritórios de Arquitetura e de Engenharia) geralmente são empresas sem um Plano de Negócio, sem um Contrato Social minimamente satisfatório, sem um sistema de Controle financeiro decente, sem um Planejamento Estratégico ou coisa que o valha. E, não raro, depois de quatro ou cinco anos, começam a andar em círculos pisando e repisando nos próprios erros de gestão.

Esperar que essas empresas façam um Diagnóstico Empresarial é pedir muito, sem dúvida. Principalmente porque os Escritórios de Arquitetura e de Engenharia são empresas fornecedoras de serviços profissionais. Portanto seus titulares, via de regra, são obcecados pelo produto fornecido e não têm olhos nem ouvidos para nada que não tenha relação com o processo produtivo. Administração financeira, administração de recursos humanos e até mesmo a administração do mercado (marketing) muitas vezes são consideradas coisas supérfluas ou, quando muito, um mal necessário.

A metodologia para realizar o Diagnóstico Empresarial é simples: trata-se de responder a um questionário. O problema está nas duas pontas: primeiro, é preciso fazer as perguntas certas; segundo é preciso responder com clareza e exatidão, o que exige que o empresário pare o que está fazendo e analise com cuidado a maneira como as coisas estão sendo feitas no seu escritório. Isto significa (na cabeça dele) parar de produzir e \"perder tempo\" com coisas que não tem importância imediata.

Se esta questão for superada, a construção do questionário é simples: imagine que você quer saber como está o seu concorrente. Quer saber quais são os seus pontos fortes e fracos, quer saber quais são as suas potencialidades e quais são os obstáculos mais temidos por ele (análise SWOT, lembra?). Agora imagine que um gênio da lâmpada conceda a você uma entrevista com seu concorrente e que, durante uma hora inteira seu concorrente irá responder com toda sinceridade qualquer pergunta que você faça. Você não iria caprichar na construção do questionário?

Então vamos lá. Imagine que você está preparando a entrevista com o seu concorrente. O objetivo é saber exatamente como ele está e quais são as suas potencialidades. O questionário terá umas quarenta ou cinquenta perguntas compostas, como essas abaixo, abrangendo as áreas da administração do processo produtivo, administração financeira, administração de pessoas (recursos humanos) e administração de mercado (marketing).

Vou mostrar apenas seis, pra você ter uma ideia de como elaborar o questionário:

• Por que você criou a sua empresa? o que você pretendia ganhar com isso? quais os objetivos iniciais da sua empresa?

• Os objetivos iniciais da sua empresa foram ou estão sendo atingidos? quais foram abandonados? por que?

• Que tipo de produto a sua empresa fornece hoje? quais produtos gostaria de deixar de fornecer? por que? quais produtos gostaria de incluir no seu portifólio?

• Que tipo de cliente a sua empresa atende? que tipo de cliente a empresa gostaria de deixar de atender? por que não consegue se livrar desse tipo de cliente?

• Os seus empregados são os ideais? como eles foram contratados? você considera que o processo seletivo utilizado pela sua empresa está correto? em caso negativo, o que precisa ser modificado?

• Como é feito o controle financeiro da sua empresa? você considera que tem informações suficientes para tomar decisões nessa área? o que precisa ser modificado ou implementado?

(...)

As respostas, depois de analisadas, irão permitir chegar a algumas descobertas e conclusões. Mas aí temos um problema importante: é preciso ter alguém muito bem treinado para fazer a análise das respostas e propor os ajustes e mudanças. Geralmente um Arquiteto ou Engenheiro não tem esses conhecimentos e habilidades. Quando você está com algum problema de saúde não basta fazer exames. É preciso ir ao médico para ele interpretar os exames. É preciso confiar em alguém de fora.

As grandes empresas e instituições financeira não pagam salários astronômicos aos seus altos executivos apenas porque gostam de jogar dinheiro fora. Elas reconhecem que esses profissionais são treinados para analisar os dados (que estão escondidos nas respostas do longo questionário) e dar o diagnóstico preciso.

E esses profissionais vão mais longe: sabem receitar os melhores remédios (ou, muitas vezes, os remédios necessários)

Respondendo sua pergunta, existe, sim, metodologias específicas para realizar um Diagnóstico Empresarial. Mas, geralmente, não é receita caseira. É preciso buscar ajuda externa. E confiar nos resultados dos exames e nos remédios que forem receitados


3) Que dicas podemos dar para o arquiteto interessado em realizar um diagnóstico de seu escritório?

A primeira, e mais importante, é a seguinte: não tente fazer isto sozinho. Como eu já disse antes, Diagnóstico Empresarial é um recurso avançado de administração. Requer conhecimentos que vão muito além do Be-a-Bá da gestão. Exige que o profissional responsável (pelo Diagnóstico Empresarial) tenha sólidos conhecimentos de gestão, grande conhecimento da área de prestação de serviços e capacidade comprovada de entender as idiossincrasias da prestação de Serviços de Arquitetura e de Engenharia;

A segunda: prepare-se para gastar algum tempo para ajudar essa pessoa a colher os dados. Isto significa longas entrevistas e busca por documentos que podem ajudar em levantamentos necessários para a tomada de decisões;

Terceiro: você precisa acreditar (confiar plenamente) no diagnóstico recebido. Portanto, ele precisa fazer sentido pra você. Se o consultor não for suficientemente claro, seja sincero e firme. Diga que não está convencido, que não entendeu direito. Peça que ele explique melhor, com outros exemplos ou com outros argumentos. Ele tem a obrigação e (se for competente) a capacidade de encontrar uma maneira de convencer você sobre o que é certo a fazer.

De maneira nenhuma se deixe influenciar apenas por palavras difíceis e conclusões enigmáticas. Exija clareza e simplicidade nas explicações. Porque o consultor vai embora depois da plantação, mas é você que ficará para a colheita.



ÊNIO PADILHA
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