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TAREFAS E RESPONSABILIDADES
EM UM ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA E ENGENHARIA
(Publicado em 29/06/2014)
No Brasil funciona assim: a faculdade de Engenharia ensina Engenharia (e só Engenharia). A faculdade de Arquitetura ensina Arquitetura (e só Arquitetura). Nenhuma das duas ensina como é que se faz para ganhar dinheiro vendendo Engenharia ou Arquitetura.
A formação dos Arquitetos e dos Engenheiros, no Brasil, privilegia o conteúdo técnico e dá menos importância à formação gerencial e empreendedora. Mesmo nas escolas que incluem na grade curricular disciplinas da área das Ciências Sociais Aplicadas não existe uma orientação no sentido de dar ao aluno o senso de importância desse conhecimento.
O resultado disso é que os profissionais formados (até mesmo os formados nas melhores universidades) apresentam uma lacuna importante na sua formação: os conhecimentos da área de Administração e Empreendedorismo.
Os profissionais, via de regra veem a Arquitetura, ou a Engenharia, como uma atividade profissional. Não como um negócio. São formados para o trabalho, mas não são formados para o mercado do trabalho. Não têm noções sólidas de Gestão da Carreira e menos ainda de como criar ou gerir empreendimentos. Por conta disso, raramente uma empresa de Arquitetura ou de Engenharia se torna lucrativa e bem sucedida antes de 15 ou 20 anos de existência. Nesses casos pode-se afirmar que o sucesso se deu muito mais como resultado de um processo de tentativas e erros do que como resultado de estratégias concebidas e implementadas à luz dos conhecimentos de Administração disponíveis para os Gestores.
As Teorias da Administração (que é uma Ciência Social Aplicada) determinam que ela trata, basicamente, das Funções do Administrador (Prever: visualizar o futuro e traçar o programa de ação; Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa; Comandar: dirigir e orientar o pessoal e Coordenar: ligar, unir harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos);
Tudo isso aplicado às quatro grandes Áreas da Administração (Administração da Produção; Administração de Pessoas; Administração Financeira e Administração do Mercado Marketing).
Os engenheiros e arquitetos, via de regra, não possuem esses conhecimentos quando concluem seus cursos superiores.
Além disso (do desconhecimento dessas questões gerenciais e administrativas) acrescenta-se o fato de que, no campo, as principais instituições capazes de prover os profissionais de treinamento capaz de suprir essas lacunas, caminham no sentido exatamente contrário. As entidades de classe, sindicatos, conselhos profissionais investem praticamente toda sua energia e recursos financeiros na promoção de seminários, congressos, palestras e cursos de capacitação na área do conhecimento técnico e nunca (ou quase nunca) nas áreas de gestão ou de administração de negócios.
Por outro lado, depois de três ou quatro anos no mercado, os profissionais percebem que esta atividade (Administração e Gestão do Escritório) torna-se à cada dia mais necessária e crucial, sendo este um dos temas que mais importantes na agenda dos profissionais empreendedores.
O ESCRITÓRIO DOS SONHOS
O sonho de consumo de 99 em cada 100 arquitetos ou engenheiros que abrem seu próprio escritório é construir para si um local de trabalho onde ele tenha liberdade de escolhas sobre horários, autonomia sobre a organização do ambiente. E, claro, ter as melhores condições para a realização do seu trabalho como arquiteto (ou engenheiro).
No escritório ideal o profissional encontra todos os dias, pela manhã, o trabalho (projeto) que precisa ser realizado e não há nenhuma pendência burocrática, administrativa ou financeira que apareça para atrapalhar o sagrado ato de projetar
Evidentemente, é importante que esse serviço seja muito bem remunerado e que o fluxo de trabalho seja permanente e adequado (nem trabalho demais nem de menos). É bom não esquecer também que não pode haver outras pessoas envolvidas no processo produtivos. A não ser, claro, que elas saibam exatamente o que fazer e não precisem de explicações e ensinamentos para realizar as suas tarefas.
Como eu sempre digo, "Sonhar é de graça. Então a gente pode sonhar com o que quiser, né?"
O quadro descrito acima não chega a ser uma utopia. Alguns profissionais conseguem isso. Mas, infelizmente, para a maioria deles, isso não passa de um sonho. Porque, para que um projeto de arquitetura (ou de engenharia) seja elaborado, existem as coisas importantes que precisam ser enfrentadas, desde as questões de administração do processo produtivo (a sistematização dos processos e a elaboração das rotinas) até as questões do mercado (os serviços precisam ser contratados. Alguém precisa lidar com os clientes antes de eles virarem clientes. Alguém precisa colocar o trabalho sobre a mesa do profissional); Existem ainda as questões financeiras (é preciso abrir as portas para que o dinheiro entre no escritório e é preciso ter controle absoluto sobre o que é feito com esse dinheiro, depois que ele entra); e existem as questões de pessoas (como contratar e como manter a disposição e a competência dos membros da equipe).
Definitivamente, abrir um escritório de Engenharia ou de Arquitetura não é tarefa para principiantes.
AS TAREFAS DE UM ESCRITÓRIO
Para que um Escritório de Arquitetura/Engenharia funcione normalmente (com qualidade e produtividade) existem dois grupos distintos de tarefas que precisam ser realizadas:
(TT) Tarefas Técnicas
(TA) Tarefas Administrativas
Nos dois grupos as tarefas são subdivididas em
--- (1) Tarefas de Nível Superior
--- (2) Tarefas de Nível Médio
--- (3) Tarefas operacionais
A figura 1 apresenta um diagrama onde essas tarefas são representadas. Na sequência iremos discorrer sobre cada uma dessas tarefas.
Figura 1 - Tarefas Técnicas e Administrativas num Escritório de Arquitetura ou de Engenharia
As TAREFAS TÉCNICAS (ou Tecnológicas) são, geralmente, associadas à produção dos serviços prestados pelo escritório. Estão ligadas especificamente à formação do profissional titular. São tarefas que não podem ser realizadas à menos que a pessoa tenha formação técnica nas áreas de Arquitetura ou Engenharia;
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS, são, geralmente, associadas à manutenção do funcionamento normal do escritório. São as atividades necessárias para que o escritório dê ao arquiteto ou engenheiro as condições de produzir os serviços técnicos fornecidos ao mercado.
AS TAREFAS TÉCNICAS
As TAREFAS TÉCNICAS DE NÍVEL SUPERIOR são as tarefas que (1) Exigem conhecimentos técnicos que somente são obtidos na formação superior de Arquitetura ou de Engenharia ou (2) são tarefas que exigemuma responsabilidade técnica que somente pode ser atribuída a alguém com registro técnico profissional:
Entrevistar os clientes;
Fazer os levantamentos de campo;
Fazer os estudos preliminares e/ou consultas prévias;
Fazer os estudos de viabilidade técnica
fazer os projetos (dar as definições e tomar as decisões técnicas);
Definir os relatórios, desenhos, planilhas e tabelas;
Escrever as memórias descritivas etc)
Fazer as especificações dos materiais a serem utilizados nas obras projetadas
Levantar as Listas de Material (quantitativos)
Negociar Parcerias Técnicas e Comerciais
Fazer os contatos técnicos pós-venda.
Fazer pesquisas sobre novos materiais ou tecnologias;
Elaborar protocolos de entrega de serviço;
Elaborar o Manual de Uso e Manutenção dos produtos fornecidos;
Assumir a Responsabilidade técnica pela execução (sua própria, de empregados ou de terceiros) das tarefas que resultem nos produtos que o escritório disponibiliza ao mercado;
Definir, em sintonia com o Administrador de Recursos Humanos, o perfil das pessoas que farão parte da equipe de trabalho do escritório;
Definir, em sintonia com o Administrador do Mercado, o escopo dos serviços oferecidos ao mercado: o que está incluído (elementos principais e acessórios) e o que não está incluído;
As TAREFAS TÉCNICAS DE NÍVEL MÉDIO são as tarefas que exigem conhecimentos técnicos que, geralmente, são obtidos em formação de nível médio e que não implicam a responsabilização técnica prevista em lei.
Geralmente são tarefas que estão num nível acima das tarefas operacionais (e, portanto, não podem ser assumidas, por exemplo, pela secretária do escritório. Mas também não são tarefas que exigem formação superior em Arquitetura ou Engenharia. Normalmente essas atividades são assumidas pelo próprio Arquiteto/Engenheiro. E consomem muito tempo e energia:
Fazer desenhos;
Montar planilhas e tabelas;
Escrever as memórias descritivas;
Elaborar Cronogramas de projetos e obras;
Fazer orçamento de obras;
Elaborar modelos e bases para a biblioteca do software de desenho (CAD);
Elaborar modelos e bases para a biblioteca do software de modelamento (BIM);
Fazer os registros da obra, em fotografias ou vídeos
As TAREFAS TÉCNICAS OPERACIONAIS, também chamadas de Rotinas Técnicas, são as tarefas que exigem treinamento técnico. Mas esse treinamento pode ser assimilado por pessoal sem formação de nível médio ou superior.
Providenciar as cópias e montar os projetos/relatórios para entrega ao cliente;
Montar as pastas de serviços realizados;
Digitar formulários técnicos;
Digitalizar dados de levantamentos de campo
AS TAREFAS ADMINISTRATIVAS
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NÍVEL SUPERIOR, também consideradas Tarefas de nível estratégico são, geralmente, as funções exercidas ou tarefas executadas pelo proprietário, pelos sócios ou por executivos contratados. São as tarefas de responsabilidade Administrativa.
Distribuir e coordenar as tarefas de rotina dos empregados (Ordem do Dia);
Distribuir e coordenar as tarefas da equipe de projeto;
Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os procedimentos de produção);
Desenvolver os Manuais Internos de Procedimentos Operacionais;
Definir os arranjos de espaço físico e equipamentos para que os serviços sejam adequadamente produzidos;
Estabelecer as estratégias de controle de material de consumo;
Assumir a Responsabilidade civil e comercial pelos produtos que a empresa disponibiliza ao mercado;
Determinar o tempo necessário para a execução de cada serviço disponibilizado pelo Escritório ao mercado;
Planejar e implementar o plano de cargos, funções e remunerações;
Planejar e executar os processos seletivos
Planejar e organizar os treinamentos do pessoal
Negociar férias, feriados e folgas com os empregados;
Negociar o dia-a-dia com os empregados
(atrasos, faltas, folgas, adiantamentos, férias...)
Administrar o contato com os bancos e outros órgãos financiadores;
Controlar o movimento das contas bancárias;
Providenciar abertura de alternativas de recebimento
Controlar o Fluxo de Caixa;
Fazer análise financeira das propostas comerciais emitidas pelo escritório;
Fazer análise financeira dos orçamentos recebidos;
Determinar os preços dos serviços oferecidos ao mercado pelo Escritório;
Aprovar os investimentos.
Determinar os clientes de interesse do Escritório
Determinar os serviços que serão disponibilizados ao mercado pelo Escritório;
Planejar e executar os contatos de prospecção de novos Clientes
Planejar e executar os impressos de comunicação institucional do Escritório (Cartão de Visitas, Folder, Portifólio, etc)
Negociar Parcerias Comerciais
Planejar e executar as negociações com os clientes, desde a prospecção até o fechamento dos contratos;
Conduzir as Negociações (comerciais) com os clientes
Elaborar as propostas comerciais
Conceber e executar a identidade visual do Escritório bem como todos os instrumentos de comunicação direta.
Conduzir as ações de pós-venda.
Planejar e Executar as campanhas de Promoção do Escritório e dos Serviços oferecidos ao mercado.
Planejar e Executar os ambientes de trabalho no que diz respeito ao impacto que eles terão na percepção que os clientes podem vir a ter sobre o Escritório e seus produtos;
Definir o modelo geral para os Contratos de Prestação de Serviço
Conceber as estratégias de obtenção de Diferenciais Competitivos
(que terão como decorrência a vantagem competitiva);
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NÍVEL MÉDIO, também consideradas Rotinas Administrativas são tarefas que exigem conhecimento de administração que podem ser obtidos em treinamentos especiais ou na formação de nível médio.
Acionar e administrar os fornecedores operacionais (cartucho de impressora, suporte para os computadores, serviços de cópias, limpeza, encanador, eletricista, etc)
Atualizar registro de serviços em andamento
Controlar e providenciar documentação dos veículos
Controlar e providenciar licenças dos softwares
Organizar e dar suporte aos computadores
Controlar a folha de pagamentos (e encargos sociais correspondentes)
Controlar o extrato das contas de telefone, de Internet e de Energia;
Fazer o controle da contabilidade (ou o controle da relação com o Contador);
Fazer os contatos para cobrança
Organizar documentos para enviar ao Contador
Fazer atualização nos registros do Financeiro
Determinar o Custo Fixo Operacional do Escritório;
Determinar os Custos Diretos de Produção de cada Serviço disponibilizado pelo Escritório ao mercado;
Administrar o WebSite
Administrar os canais de comunicação do escritório com o mercado
(Telefones, website, e-mail, etc)
Fazer os contatos de pós-venda.
Manter registro e controle das Negociações em andamento
Elaborar os Contratos de Prestação de Serviço (a partir do modelo geral)
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS OPERACIONAIS, também consideradas Rotinas Operacionais são tarefas que não exigem treinamento especial e sim a prática diária dos serviços rotineiros e que podem ser assimiladas por pessoal sem formação de nível médio ou superior
Abrir o escritório, fazer a limpeza diária, retirar o lixo, etc
Atender telefone e anotar recados
Levar e trazer documentos nos órgãos públicos
Preencher ART
Providenciar a documentação necessária (ART, Cartas, Formulários, Protocolos)
Providenciar a manutenção dos veículos (lavação e abastecimento, troca de óleo)
Providenciar as cópias e montar os projetos/Relatórios para entrega ao cliente
Verificar estoque de materiais de consumo (fazer lista para compras)
Efetuar as cobranças;
Efetuar os pagamentos;
Emissão de Notas Fiscais e Recibos;
Fazer os lançamentos de Contas a receber e Contas a pagar;
Providenciar os pagamentos nos bancos
Despachar encomendas e correspondências
Enviar cartões de Aniversário, Natal e outras congratulações;
Fazer registro e atualização no cadastro de clientes, fornecedores e parceiros
A PIRÂMIDE DAS TAREFAS
A figura 1 serve para o entendimento e análise do nível de eficiência do escritório. Na pirâmide proposta as áreas representadas correspondem ao tempo consumido (em horas) pelo pessoal do escritório para realizar todas as tarefas do escritório.
Nesta pirâmide
T é o tempo total de horas trabalhadas no escritório;
TT1 é o tempo de horas consumidas em tarefas técnicas de nível superior;
TT2 é o tempo de horas consumidas em tarefas técnicas de nível médio;
TT3 é o tempo de horas consumidas em tarefas técnicas operacionais;
TA1 é o tempo de horas consumidas em tarefas administrativas de nível superior;
TA2 é o tempo de horas consumidas em tarefas administrativas de nível médio;
TA3 é o tempo de horas consumidas em tarefas administrativas operacionais;
(observar que uma tarefa será considerada de nível superior se ela não estiver sistematizada ou não tiver sido delegada para alguém da equipe. Se ela estiver sendo realizada pelo titular do escritório e exigir um processo de decisão cada vez que for realizada então ela estará nessa categoria de tarefas)
Na pirâmide das tarefas um escritório será considerado bem administrado quando a base da pirâmide (as tarefas operacionais) representarem o maior percentual de ocupação das horas trabalhadas no escritório.
Figura 2 - Distribuição das tarefas em um Escritório Iniciante
Observe que, num escritório iniciante, todas as tarefas são do tipo Técnica ou Administrativo de nível superior. Tudo precisa ser pensado, analisado e definido. Porque tudo está sendo feito pela primeira vez. Não por acaso, o escritório iniciante NÃO É PRODUTIVO.
O momento mais IMPRODUTIVO do escritório é justamente quando TODAS as tarefas são de nível superior (precisam ser pensadas, analisadas e definidas, porque não existe uma referência anterior de o que fazer ou como fazer).
Figura 3 - Distribuição das tarefas em um Escritório Produtivo
O momento mais produtivo do escritório, portanto, seria o extremo oposto, quando tudo já foi pensado, analisado e definido. O mínimo de tarefas do escritório é de nível superior e a maior parte é de nível operacional.
Se nada for sistematizado, continua assim.
CONCLUSÕES
É importante observar que uma tarefa (técnica ou administrativa) de nível superior é caracterizada pelo fato de que ela exige o pensamento racional antes da execução. Significa que antes de executar a tarefa é preciso decidir alguma coisa sobre como ela será feita.
Já as tarefas (técnicas e administrativas) de nível médio são funções de múltiplas variáveis. Por isso a pessoa precisa ter algum conhecimento prévio para identificar a função, identificar as variáveis e saber organizar, equacionar e resolver o problema com as variáveis e técnicas fornecidas (ou disponíveis).
As tarefas (técnicas ou administrativos) operacionais, por sua vez, são funções de uma única variável. Tipo "pegue isto e faça aquilo". São ordens diretas sem possibilidade de dúvida ou necessidade de decisão por parte do executor.
 Se você analisou a lista fornecida (Tarefas Técnicas e Administrativas) já deve ter percebido que fazer um Escritório de Arquitetura/Engenharia funcionar direito não é uma tarefa para principiantes. É preciso algum conhecimento de Administração, o domínio de algumas habilidades administrativas e o desenvolvimento de algumas ferramentas de gestão eficazes e eficientes para que as coisas funcionem de maneira produtiva e lucrativa.
Observe que as maiores dificuldades enfrentadas pelos profissionais em um Escritório não são de Arquitetura ou de Engenharia e sim dificuldades administrativas.
É preciso entender que Não se pode administrar (bem) um escritório usando apenas a intuição, o bom senso e a criatividade. É preciso conhecer e utilizar as técnicas e recursos fornecidos pelas Teorias da Administração.
Um Escritório de Arquitetura ou de Engenharia é um NEGÓCIO. É regido pelas leis do mercado e não pelas leis da Natureza ou por Normas Técnicas.
 Essas questões são tratadas com o devido respeito e profundidade no nosso livro, ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA que tem o objetivo de ajudar Arquitetos e Engenheiros a desenvolver as ferramentas e adquirir os conhecimentos e habilidades necessários para gerir seus escritórios com a mesma competência com que fazem seus projetos de Arquitetura ou de Engenharia.
Não deixe de ler.
Se preferir, participe do nosso curso de ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA.Verifique se está na programação/agenda da sua entidade de classe.
PADILHA, Ênio. 2014
Leia também: CARGOS E FUNÇÕES NUM PEQUENO ESCRITÓRIO
DE ARQUITETURA OU DE ENGENHARIA
onde essas tarefas e responsabilidades estão organizadas por cargos e funções no escritório.
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