Não importa quantas pessoas efetivamente trabalham no seu escritório. A primeira coisa que você precisa fazer é organizar os Cargos e Funções para distribuir as tarefas e responsabilidades de forma inteligente e produtiva.

Os cargos e funções típicos de um pequeno escritório de Arquitetura ou de Engenharia são:

• Diretor
• Gerente de Produção (gerente técnico)
• Gerente Financeiro
• Gerente de Marketing (comunicação, negociação e vendas)
• Gerente de RH
• Projetista (Arquiteto, Engenheiro, Designer)
• Assistente de projetista
• Assistente administrativo

Mesmo que o seu escritório seja apenas você e uma secretária, esses cargos e funções estão ali. Se tiver dois ou três sócios mais dois ou três empregados, melhor levar essa lista bem à sério, pois isso poderá facilitar muitas decisões.

Para cada um desses cargos ou funções existe um conjunto de atribuições (tarefas e responsabilidades). E, igualmente, para cada um desses cargos ou funções deve ser estabelecida uma remuneração.

Numa empresa pequena, com apenas duas ou três pessoas trabalhando, todos terão de assumir tarefas e responsabilidades correspondentes a mais de um cargo ou função. Portanto, esses cargos ou funções são a primeira base para a definição da remuneração do profissional, seja ele sócio ou apenas empregado.

Em 2014 eu escrevi e publiquei aqui no site o artigo TAREFAS E RESPONSABILIDADES EM UM ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA E ENGENHARIA. Naquele artigo as tarefas e responsabilidades do escritório foram divididas em dois grandes grupos: tarefas técnicas e tarefas administrativas. E, em cada um desses dois grupos, as tarefas foram identificadas como tarefas de nível superior, nível médio e operacional.
Agora aquelas mesmas tarefas são reapresentadas aqui, numa distribuição por cargos e funções. Isto ajuda melhor a entender quem é quem e quem faz o quê num escritório de Arquitetura ou de Engenharia.

DIRETOR
O Diretor é a pessoa responsável pela administração da empresa. Responde legal e juridicamente pela organização. Assina os documentos e os contratos. Decide as estratégias da empresa, conduz a execução do plano de negócio e tem a palavra final nas questões em que a sociedade esteja dividida.

Cabe ao diretor as seguintes tarefas e responsabilidades:
• Assinar os documentos legais da empresa
• Assinar os contratos que as empresa celebra com clientes, fornecedores e parceiros comerciais
• Assinar os cheques e outras ordens de pagamento.
• Ser o guardião das senhas das contas bancárias e cartões de crédito
• Definir o escopo dos serviços oferecidos ao mercado: o que está incluído (elementos principais e acessórios) e o que não está incluído;
• Implementar o plano de cargos, funções e remunerações;
• Determinar os clientes de interesse do Escritório
• Determinar os serviços que serão disponibilizados ao mercado pelo Escritório;
• Determinar as Parcerias Comerciais
• Determinar as Parcerias Técnicas
• Elaborar os relatórios de prestação de contas para os sócios e investidores.

GERENTE DE PRODUÇÃO (Gerente Técnico)
O gerente de produção é responsável por desenvolver a capacidade produtiva da empresa e tornar idiossincráticos os recursos de capital humano no processo produtivo. Cabe a ele organizar o trabalho, distribuir as tarefas e conectar as competências para que os serviços sejam realizados com a maior eficiência e eficácia. Ele não é necessariamente, o operador da produção. Ele simplesmente concebe, determina e controla o processo produtivo, em sintonia com as estratégias da empresa.

Cabe ao Gerente de Produção as seguintes tarefas e responsabilidades:
▸ Fazer pesquisas sobre novos materiais ou tecnologias;
▸ Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os procedimentos de produção);
▸ Desenvolver os Manuais Internos de Procedimentos Operacionais;
▸ Elaborar o Manual de Uso e Manutenção dos produtos fornecidos;
▸ Elaborar protocolos de entrega de serviço;
▸ Assumir a Responsabilidade técnica pela execução (sua própria, de empregados ou de terceiros) das tarefas que resultem nos produtos que o escritório disponibiliza ao mercado;
▸ Negociar Parcerias Técnicas
▸ Fazer os contatos técnicos pós-venda.
• Definir, em sintonia com o Gerente de Recursos Humanos, o perfil das pessoas que farão parte da equipe de trabalho do escritório;
• Distribuir e coordenar as tarefas da equipe de projeto;
• Definir os arranjos de espaço físico e equipamentos para que os serviços sejam adequadamente produzidos;
• Assumir a Responsabilidade civil e comercial pelos produtos que a empresa disponibiliza ao mercado;
• Determinar (medir) o tempo necessário para a execução de cada serviço disponibilizado pelo Escritório ao mercado;
• Estabelecer as estratégias de controle de material de consumo;

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
O gerente de RH é responsável pela montagem e manutenção da equipe de trabalho do escritório. Cabe a ele criar as estratégias de captação e fixação de recursos de capital intelectual para a empresa, fortalecendo esse importante potencial de Diferencial Competitivo.

Cabe ao Gerente de Recursos Humanos as seguintes tarefas e responsabilidades:
• Planejar o plano de cargos, funções e remunerações;
• Planejar e executar os processos seletivos
• Planejar e organizar os treinamentos do pessoal
• Negociar férias, feriados e folgas com os empregados;
• Negociar o dia-a-dia com os empregados
(atrasos, faltas, folgas, adiantamentos, férias...)
• Distribuir e coordenar as tarefas da rotina do dia-a-dia dos empregados (Ordem do Dia);

GERENTE FINANCEIRO
O Gerente Financeiro é responsável pela elaboração das estratégias de registro e controle dos recursos financeiros da empresa desde sua captação até as formas de pagamento adotadas. Cabe a ele criar facilidades para o acesso aos recursos financeiros e desenvolver os melhores e mais eficazes método de registro e controle do dinheiro da empresa, para garantir que os resultados sejam sempre muito positivos.

Cabe ao Gerente Financeiro as seguintes tarefas e responsabilidades:
• Administrar o contato com os bancos e outros órgãos financiadores;
• Controlar o movimento das contas bancárias;
• Providenciar abertura de alternativas de recebimento
• Controlar o Fluxo de Caixa;
• Fazer análise financeira das propostas comerciais emitidas pelo escritório;
• Fazer análise financeira dos orçamentos recebidos;
• Aprovar os investimentos.
• Fazer atualização nos registros do Financeiro
• Manter atualizado o inventário patrimonial da empresa
• Determinar o Custo Fixo Operacional do Escritório (custo mensal);
• Determinar os Custos Diretos de Produção de cada Serviço disponibilizado pelo Escritório ao mercado;
• Determinar os preços dos serviços oferecidos ao mercado pelo Escritório;
• Providenciar os pagamentos (nos bancos ou diretamente aos credores).

GERENTE DE MARKETING
O Gerente de Marketing é a pessoa responsável por administrar a relação da empresa com o seu mercado. Isso requer visão, inteligência e pensamento estratégico. Não se trata apenas de fazer a divulgação dos produtos ou desenvolver técnicas de vendas. Tampouco cuidar apenas da comunicação da empresa com os potenciais clientes.
O Gerente de marketing deve se preocupar com todos os aspectos e políticas da empresa que possam impactar a percepção que as pessoas, no mercado, possam ter da empresa ou de seus produtos.
O Gerente de Marketing deve ser capaz de analisar o mercado de forma ampliada, considerando todos os stakeholders da empresa e dimensionar os efeitos das ações (e omissões) da empresa sobre cada um dos segmentos analisados.

Cabe ao Gerente de Marketing as seguintes tarefas e responsabilidades:
• fornecer à empresa, permanentemente, uma analise atualizada do mercado, considerando a relação da empresa com todos os seus stakeholders
• Analisar e definir os clientes de interesse do Escritório
• Analisar os serviços que serão disponibilizados ao mercado pelo Escritório;
• Planejar e executar os impressos de comunicação institucional do Escritório (Cartão de Visitas, Folder, Portifólio, etc)
• Conceber e executar a identidade visual do Escritório bem como todos os instrumentos de comunicação direta.
• Planejar e Executar os ambientes de trabalho no que diz respeito ao impacto que eles terão na percepção que os clientes podem vir a ter sobre o Escritório e seus produtos;
• Planejar e Executar as campanhas de Promoção do Escritório e dos Serviços oferecidos ao mercado.
• Planejar e executar os contatos de prospecção de novos Clientes
• Negociar Parcerias Comerciais
• Planejar e executar as negociações com os clientes, desde a prospecção até o fechamento dos contratos;
• Elaborar as propostas comerciais
• Definir o modelo geral para os Contratos de Prestação de Serviço
• Conduzir as Negociações (comerciais) com os clientes
• Manter registro e controle das Negociações em andamento
• Elaborar os Contratos de Prestação de Serviço (a partir do modelo geral)
• Conduzir as ações de pós-venda.
• Conceber as estratégias de obtenção de Diferenciais Competitivos
(que terão como decorrência a vantagem competitiva);
• Administrar os canais de comunicação do escritório com o mercado
(Telefones, website, e-mail, etc)
• Fazer os contatos de pós-venda.

PROJETISTA (Arquiteto, Engenheiro, Designer)
Numa metáfora futebolística, o projetista seria o centroavante. É o jogador para o qual todo o time joga. É o jogador do qual se espera a finalização certeira. O chute a gol, sem defesa.
O projetista é o profissional que realiza, tecnicamente, o trabalho que é oferecido ao mercado e pelo qual o cliente paga à empresa. Todas as tarefas técnicas ligadas à produção dos serviços do escritório são atribuições do projetista.

Cabe ao Projetista as seguintes tarefas e responsabilidades:
▸ Manter-se atualizado sobre as novidades da ciência e tecnologia ligadas aos serviços oferecidos pelo escritório;
▸ Analisar tecnicamente os problemas apresentados e propor as soluções adequadas.
▸ Fazer os estudos preliminares e/ou consultas prévias;
▸ Fazer os estudos de viabilidade técnica
▸ Entrevistar os clientes;
▸ Fazer os levantamentos de campo;
▸ Definir as soluções para os projetos. Tomar as decisões técnicas
▸ Fazer as especificações dos materiais a serem utilizados nas obras projetadas
▸ Definir os desenhos, quadros, diagramas, planilhas, tabelas e relatórios;
▸ Redigir as memórias descritivas
▸ Fazer o levantamento quantitativo das Listas de Material.

ASSISTENTE DE PROJETISTA
O assistente do projetista é um profissional que deve ter ótimos conhecimentos técnicos sobre o trabalho que está sendo feito. Caberá a ele assumir as tarefas que exigem mão de obra qualificada mas que não exigem responsabilidade técnica nem demandam decisões de projeto.
Eventualmente, mas sempre supervisionado por um profissional, a função de Assistente de projetista pode ser assumida pelo estagiário (um estudante de graduação para o qual a empresa oferece uma oportunidade de obter conhecimento prático sobre o funcionamento do escritório e do processo de produção de serviços. Ele deve passar por todos os setores do escritório para entender o processo completo do serviço).

Cabe ao Assistente de Projetista as seguintes tarefas e responsabilidades:
▸ Fazer desenhos;
▸ Montar planilhas e tabelas;
▸ Adaptar as memórias descritivas;
▸ Montar cronogramas de projetos e obras;
▸ Fazer orçamento de obras;
▸ Elaborar modelos e bases para a biblioteca do software de desenho (CAD);
▸ Elaborar modelos e bases para a biblioteca do software de modelamento (BIM);
▸ Fazer os registros da obra, em fotografias ou vídeos
▸ Providenciar as cópias e montar os projetos/relatórios para entrega ao cliente;
▸ Montar as pastas de serviços realizados;
▸ Digitar formulários técnicos;
▸ Digitalizar dados de levantamentos de campo.

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO (secretário/a)
Geralmente, nos escritório a assistente administrativa é conhecida como "secretária". Esta denominação, no entanto, deve ser evitada, uma vez que SECRETARIADO é uma profissão regulamentada, de nível superior, com implicações sindicais muito importantes. Em outras palavras, só chame a sua assistente administrativa de secretária se ela for, de fato, uma secretária. Converse com o seu contador sobre esse assunto.

O assistente administrativo é o empregado responsável pelas tarefas e responsabilidades ligadas à rotina do dia-a-dia do escritório. Pode estar, e geralmente está, à serviço de todos os gerentes da área administrativa (produção, RH, financeiro e marketing).

Cabe ao Assistente Administrativo as seguintes tarefas e responsabilidades:
• Manter a organização e a ordem no escritório
• Receber e-mails e despachar urgências
• Fazer registro e atualização no cadastro de clientes, fornecedores e parceiros
• Acionar e administrar os fornecedores operacionais (cartucho de impressora, suporte para os computadores, serviços de cópias, limpeza, encanador, eletricista, etc)
• Atualizar registro de serviços em andamento
• Controlar e providenciar documentação dos veículos
• Controlar e providenciar licenças dos softwares
• Organizar e dar suporte aos computadores
• Controlar a folha de pagamentos (e encargos sociais correspondentes)
• Fazer o controle do extrato das contas de telefone, da água e da Energia;
• Organizar documentos para enviar ao Contador
• Fazer o controle da contabilidade (fluxo dos documentos);
• Fazer eventuais contatos para cobrança
• Abrir o escritório, fazer a limpeza diária, retirar o lixo, etc
• Atender telefone e anotar recados
• Levar e trazer documentos nos órgãos públicos
• Preencher ART ou RRT
• Providenciar a documentação necessária (ART, Cartas, Formulários, Protocolos)
• Providenciar a manutenção dos veículos (lavação e abastecimento, troca de óleo)
• Verificar estoque de materiais de consumo (fazer lista para compras)
• Emissão de Notas Fiscais e Recibos;
• Fazer os lançamentos de Contas a receber e Contas a pagar;
• Despachar encomendas e correspondências
• Enviar cartões de Aniversário, Natal e outras congratulações;

UM EXEMPLO:
Digamos que dois engenheiros, Pedro e Paulo (podem ser dois arquitetos ou um engenheiro e um arquiteto) sejam sócios em um escritório. Eles tem uma secretária (assistente administrativa), um cadista (assistente de projetista) e um estagiário.

Por acordo entre eles, Pedro é o Diretor da empresa (esta função pode ser alternada. Por exemplo, cada um deles permanece diretor por três anos e então o cargo é repassado ao outro sócio). Pedro, portanto, assume todas as tarefas e responsabilidades de diretor. E recebe, também, a remuneração correspondente a este cargo (essa remuneração é definida pelo acordo da sociedade - anexo do contrato social)

Os dois, Pedro e Paulo, fazem projetos e outras atividades técnicas. Portanto, os dois assumem as tarefas e responsabilidades de projetista. Recebem, também os valores correspondentes a essas tarefas e responsabilidades.

Paulo é um bom negociador e tem boas noções de marketing. Por isso ele assume as tarefas e responsabilidades de Gerente de Marketing.

Pedro, por sua vez, entende de contabilidade e economia. Por isso assume as tarefas e responsabilidades de Gerente Financeiro.

As tarefas de Gerente de Recursos Humanos ficam com Paulo. As de Gerente de Produção ficam com Pedro. Para cada grupo de tarefas e responsabilidades, cada um recebe a remuneração correspondente (acordo da sociedade).

O cadista faz uma parte do trabalho do assistente de projetista, mas Pedro e Paulo também precisam assumir algumas dessas tarefas.

O estagiário assume as funções de estagiário (não esqueça que o estagiário está ali, no seu escritório, para aprender. Não para produzir)

A assistente administrativa (secretária) cuida das tarefas de nível médio e operacionais da administração do escritório.

Você já deve ter percebido que existem muitos cargos e funções, muitas tarefas e responsabilidades para pouca gente. É isso mesmo. É importante ter em mente que o IDEAL seria ter mais gente trabalhando no escritório, dividindo tarefas e responsabilidades. Mas, enquanto isto não acontece, essas tarefas precisam ser divididas com muita inteligência entre as pessoas disponíveis

RESUMINDO: distribuir as tarefas e responsabilidades do escritório com inteligência e critérios é o primeiro passo para alcançar o estado de plena qualidade e produtividade. E este é um dos objetivos da boa Administração

PADILHA, Ênio. 2015