Notas de "ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO"

27/01/2020

ERP/SIGE - SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL



(Publicado em 27/01/2020)



ERP (Enterprise Resource Planning), no Brasil também conhecido como SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) são sistemas, geralmente softwares aplicativos, utilizados pelas empresas para fazer registro e controle de TODAS as atividades da empresa de forma integrada.

Assim, por exemplo, as informações registradas durante uma negociação são integradas (automaticamente) ao registro do serviço, caso o contrato seja efetivado.

E todas as informações do andamento do serviço são integradas ao controle financeiro e ao registro das atividades da equipe de trabalho… e tudo integrado às determinações estratégicas da empresa.



Existem dezenas de sistemas ERP disponíveis no mercado. Alguns são residentes, outros online; Alguns gratuitos, outros com custo de instalação ou de utilização.

Também é possível (embora muito mais difícil e, normalmente, desnecessário) criar um sistema ERP físico, fora do ambiente eletrônico.

O importante é que o sistema obedeça o princípio fundamental de INTEGRAR todos os processos de gerenciamento da empresa: marketing, negociação e vendas, processos de produção, gestão de pessoas, gestão financeira e controle das atividades estratégicas



POR FALAR EM ESTRATÉGIA
É importante lembrar que ferramentas ou softwares de gestão empresarial não resolvem problemas estratégicos. Existem decisões que precisam ser tomadas ANTES da aplicação de um ERP. Por exemplo:
• Definição do portifólio de produtos
• Programa de treinamento da equipe de trabalho
• Sistematização dos processos produtivos
• Políticas de Negociação
• Objetivos de gestão financeira
• Políticas de cobranças e pagamentos
• Políticas de precificação

Todas essas coisas são decisões tomadas fora do ERP. Entretanto, depois de implementado o ERP, as informações obtidas nele podem ser (e geralmente são) muito úteis e essenciais para os ajustes nessas decisões estratégicas.

Sistemas ERP não existem para resolver problemas na sua empresa. Existem para tornar rotineiras as soluções encontradas e dar estabilidade para a gestão do negócio.

Uma vez implementado um sistema de ERP será possível

ANÁLISE, DIAGNÓSTICO E DISCUSSÃO DAS ESTRATÉGIAS DA EMPRESA
• Análise da Indústria (Ramo de Negócio) na qual a empresa atua, de acordo com a teoria das forças competitivas (Porter)
• Análise SWOT (Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e desafios) da empresa
• Análise dos Recursos da Empresa. Identificação dos Recursos Valiosos, capazes de constituírem Diferenciais Competitivos, que levam à Vantagem Competitiva;
• Análise do Contrato Social e proposição de ajustes/inclusões para futura revisão
• Estabelecimento de Indicadores de Desempenho para as diversas áreas de Administração
do Escritório
• Definição dos principais Indicadores de Desempenho da Empresa (bem como mecanismos para medição e controle);
• Elaboração de um Plano Integrado de Códigos para a empresa, abrangendo
# Códigos para as negociações da empresa
# Códigos para o cadastro e Clientes, Fornecedores e Parceiros.
# Códigos para os Produtos da empresa
# Códigos para registro dos serviços realizados pela empresa
# Códigos para o cadastro de Pessoas (Recursos Humanos)
# Códigos para cargos, funções, tarefas e responsabilidades na empresa
# Códigos para os algoritmos de serviços
# Códigos para os algoritmos de tarefas
# Códigos para os checklists de atividades
# Códigos para listas de compras
# Códigos para as rotinas do dia a dia do escritório
# Códigos para as Contas a Receber e Contas a Pagar
# Códigos para o cadastro de patrimônio material e imaterial da empresa
# Códigos para a biblioteca da empresa
• Elaboração ou Reestruturação da Estratégia da Empresa
• Elaboração ou Reestruturação do Plano de Negócio

ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO
• Descrição do escopo dos produtos disponibilizados ao mercado com respectiva codificação;
• Registro e Controle dos Serviços Contratados;
• Definição dos Algoritmos de Serviço (que organiza e controla os serviços contratados);
• Definição e descrição das rotinas do dia a dia (algoritmos e protocolos);
• Definição de um sistema de distribuição de tarefas não rotineiras;
• Definição de um sistema de lista de compras para os serviços contratados
• Definição de um sistema de lista de compras para os materiais de consumo
• Definição de um sistema de Agenda para o Escritório;
• Estruturação de um Manual Interno de Procedimentos;
• Criação de Modelo para Protocolo de Entrevista com Cliente;
• Criação de Modelo para Protocolo de Levantamento de Campo;
• Registro e Controle dos Processos junto a Órgãos reguladores (Prefeitura, Concessionárias)
• Criação de Modelo para Protocolo de Entrega de Serviço;
• Definição de um sistema de Ordem de Serviço
• Registro e Controle de materiais de consumo
• Registro e Controle de matéria prima



ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS
• Registro do Cadastro de Recursos Humanos da Empresa (Sócios, Empregados, Estagiários)
• Definição de Cargos e Funções;
• Definição das Tarefas e Responsabilidades de cada Cargo ou função (Diretores, Gerentes, Técnicos, Estagiários etc)
• Registro e Controle das Tarefas do dia-a-dia (Ordem do Dia)
• Definição dos processos seletivos para empregados e estagiários (com formulários e modelos)
• Determinação detalhada da forma de remuneração de empregados e sócios

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
• Registro do Cadastro do patrimônio físico da empresa;
• Registro do Cadastro do patrimônio imaterial da empresa;
• Registro de Contas a Receber e Contas a Pagar;
• Rotinas de Controle Financeiro (Fluxo de Caixa, previsão de extratos de conta);
• Definição detalhada do Custo Fixo Operacional (custo de manter o escritório funcionando, mesmo sem serviços contratados);
• Definição detalhada do Custo 1201 (os custos de manter o escritório funcionando nos meses de maiores despesas e menores faturamento: dezembro e janeiro);
• Definição de um sistema de precificação dos produtos
• Controle da execução financeira dos contratos
• Emissão de recibos e notas fiscais
• Controle de cobranças
• Avaliação de propostas recebidas
• Registro e Controle de ativos da empresa
• Registro e Controle de documentos fiscais


ADMINISTRAÇÃO DO MERCADO (Marketing)
• Registro do Cadastro Integrado de Clientes, Fornecedores e Parceiros da Empresa
• Registro e Controle da Biblioteca (livros, artigos, dissertações, teses, catálogos e portifólios)
• Discussão da Identidade Empresarial
• Discussão da Identidade Visual da Empresa (cores, logo, linhas visuais)
• Discussão e Definição de Diferenciais Competitivos (possíveis) para o Escritório e das estratégias a serem adotadas para este fim.
• Discussão e Definição das estratégias de Promoção da Empresa e dos seus produtos
• Criação de Modelo para Propostas Comerciais
• Preparação e envio de propostas comerciais
• Criação de Modelo para Contratos de Prestação de Serviços
• Registro e Controle das Negociações
• Registro e Controle do ciclo de relacionamento com clientes




www.eniopadilha.com.br

PADILHA, Ênio. 2020





DIVULGAÇÃO




Deixe aqui seu comentário

19/12/2019

PROJETO, CONSULTORIA, ASSESSORIA ALHOS E BUGALHOS

Quais são os produtos disponíveis em um escritório de Engenharia ou de Arquitetura? Qual é a natureza desses produtos? Por que é importante, para o profissional entender isso? O que acontece quando um engenheiro (ou arquiteto) não sabe a diferença entre uma consultoria e uma assessoria?






TRÊS MINUTOS - Ano 18 - Número 398 (Ênio Padilha, 19/01/2017)



Nas minhas aulas de Administração de Escritórios (especialmente no tópico de Gestão do Processo Produtivo) essas perguntas são colocadas para os participantes. E, por incrível que pareça, em turmas de 25 ou 30 profissionais é raro ter mais de dois ou três que saibam as respostas corretas. Pior: mais de 75% da turma, geralmente, não fazem a menor ideia de como responder a essas questões.

Então, a primeira coisa que eu faço, antes mesmo de dar as explicações devidas, é chamar a atenção deles (dar-lhes um pito) sobre a gravidade dessa ignorância. Se você não sabe qual é a natureza do seu produto você não é capaz de estabelecer estratégias corretas de produção, distribuição, negociação e, principalmente, precificação. Acho terrível que as faculdades não ensinem ao aluno o mínimo necessário para que ele possa identificar o tipo de produto que produzirá e entregará ao mercado. Nesse campo, confundir alhos com bugalhos (*) vai resultar, certamente, em um pão mal feito.

Começamos pelo mais simples. Pergunto para a turma, "Todo mundo aqui sabe o que é um Projeto, não sabe?". Todo mundo sabe.
"Alguém é capaz de dar a definição de Projeto de Engenharia ou de Arquitetura?" Começa a confusão. Aparecem as definições mais simplórias e absurdas.
Eu falo "Gente! vocês não sabem nem definir/descrever o produto que vocês vendem! Como esperam fazer bons negócios com ele?"

Então, vamos lá: um PROJETO DE ENGENHARIA pode ser definido como uma PREVISÃO,
baseada em
• Normas Técnicas
• Conceitos Tecnológicos Básicos
• Conhecimentos e experiência do projetista
• Definições do Cliente
• Condicionamentos
apresentada sob a forma de
• Desenhos (principais, auxiliares e detalhes construtivos)
• Diagramas
• Gráficos
• Textos
• Memória de Cálculo
• Memória Descritiva
• Especificação de Material
• Quantificação de Material
com o objetivo de
• Garantir a correta e completa execução de uma obra ou serviço.

A CONSULTORIA por sua vez é um serviço prestado por um profissional, geralmente com muito conhecimento e experiência, e que, essencialmente, consiste em análise e diagnóstico. Simples assim.
Todo serviço prestado por um engenheiro ou arquiteto é, em última análise, a solução de um problema do cliente. No caso específico da Consultoria, o problema consiste em uma DÚVIDA. Alguma coisa que o cliente não sabe ou não consegue identificar corretamente. Por isso, o profissional precisa ter muito conhecimento, muita competência técnica e muita experiência, pois precisará ter um olhar qualificado, deverá fazer as perguntas certas e ser capaz de ligar os pontos em busca do melhor diagnóstico para o caso.
Observe que, numa consultoria não é necessário resolver completamente o problema. O importante é o diagnóstico. A solução do problema poderá ser através de um PROJETO ou de uma ASSESSORIA. O artigo CONSULTORIA - O QUE É E O QUE NÃO É, do competente consultor Alberto Costa traz uma explicação bem interessante e algumas analogias muito boas que ajudarão o leitor a entender melhor o conceito.

A ASSESSORIA é o terceiro tipo de serviço prestado por um profissional de engenharia ou de arquitetura. É uma atividade executiva. Trata-se da disponibilização de seus conhecimentos, habilidades e capacidades para a realização de um trabalho para o cliente, demandando, basicamente, dedicação de tempo.
O acompanhamento, fiscalização ou gerenciamento de uma obra é um exemplo típico de Assessoria. Assumir a responsabilidade técnica pelo funcionamento de uma empresa ou pela construção de uma residência também são exemplos de assessoria.


É preciso entender a diferença enorme que existe na natureza dos produtos Projeto, Consultoria e Assessoria.

O projeto é um produto de "linha de produção" exige uma estrutura própria e, eventualmente, a participação de uma equipe de trabalho. É possível prever suas etapas e o tempo de duração da atividade. É claro que, para isso, o escritório precisa ser bem organizado e bem administrado. Mas é perfeitamente possível, sim senhor.

A Consultoria é um trabalho cuja duração é imprevisível. Depende da competência do profissional e da qualidade da sua relação com o cliente. Quanto melhor forem essas duas coisas, mais rápido se desenrolará o trabalho e melhores serão os resultados.

a Assessoria, como foi visto, demanda tempo. Depende do tamanho da tarefa. pode durar horas, dias, semanas, meses e até anos.

Todas as estratégias de apresentação desses serviços ao mercado bem como sua negociação com os clientes dependem de o profissional estar completamente inteirado da natureza diferente deles. Cada produto deve ser identificado, apresentado, precificado e negociado de maneira diferente. Não é demais repetir: confundir alhos com bugalhos resulta em problemas.

Um exemplo claro está justamente na precificação. O valor a ser cobrado pelos PROJETOS tem muita relação com os custos diretos de produção, com os custo fixo operacional do escritório e com os diferenciais competitivos do profissional.

A precificação das CONSULTORIAS, no entanto, não deve seguir essa lógica ou esses parâmetros. Deve ser estabelecido um preço que leve em conta a competência do profissional e o custo (para o cliente) de não resolver o problema. Uma consultoria nunca deve ter seu preço determinado pelo tempo que o profissional leva para entregar o resultado. Muito pelo contrário. A lógica indica que quanto mais competente e capaz for o profissional menor é o tempo que ele leva para apresentar o diagnóstico.

As ASSESSORIAS, no entanto, podem, perfeitamente, serem precificadas tomando-se o tempo dedicado à tarefa como principal parâmetro. Afinal de contas, na assessoria não se faz diagnósticos. O trabalho consiste em operacionalizar a solução do problema.

Podemos dizer, de uma maneira simplificada, que, no Projeto o profissional vende estrutura e competência técnica; na Consultoria ele vende inteligência e experiência profissional e, na Assessoria ele vende mão de obra qualificada.

Todo profissional deve organizar seu portfólio de produtos (serviços) usando esses parâmetros. Assim terá maior clareza sobre quais referências devem ser utilizadas e como devem ser conduzidas as negociações com os seus clientes.




ÊNIO PADILHA
www.eniopadilha.com.br | professor@eniopadilha.com.br




DIVULGAÇÃO




(*) O português António Pinto de Magalhães explica que o BUGALHO — cuja imagem aparece na ilustração, no topo deste artigo — é uma galha arredondada ou coroada de tubérculos que se forma nos carvalhos e que é usado para fazer farinha de pão. É muito comum em Portugal. Quando descascado o bugalho fica exatamente da cor do alho o que pode gerar confusão na cozinha. Daí a expressão, dos antigos, "Não se deve confundir Alhos com Bugalhos".

Deixe AQUI o seu comentário

11/12/2019

PROCESSO PRODUTIVO E O MARKETING



(Publicado em 08/11/2006)



Se eu contar para você que uma determinada marca de geladeira é fabricada em uma linha de produção vertical, de baixo para cima e em zigue-zague (em vez da tradicional linha de produção horizontal e em linha reta) que diferença isso fará na sua decisão de compra ? (supondo que você esteja interessado em adquirir uma geladeira).

Nenhuma! Pelo menos se você for um cliente comum.

A maneira de produzir, via de regra, não altera a percepção do cliente sobre o produto e, conseqüentemente, não interfere na decisão de compra. Mas, preste atenção, isso só vale se o produto for MERCADORIA. Se o seu produto for um SERVIÇO prepare-se para administrar mais um elemento importante na relação com o cliente: o processo.

Imagine a cena: você chega a uma oficina mecânica para um conserto rápido no seu carro. O funcionário que o atende pega o veículo e sai pelo pátio em alta velocidade, tirando "fininho" dos outros carros estacionados, manobrando em zigue-zague, passando rente aos muros e postes de concreto... até estacionar no lugar determinado para o tal conserto. Você, naturalmente, já o elegeu como seu mais novo inimigo. Trata-se de um louco. Um irresponsável. Um débil mental que não voltará a por as mãos no seu carro!!! Quando o conserto ficar pronto você mesmo irá tirar o carro de lá. Não vai dar oportunidade para esse louco bater e estragar o seu carro...

Calma ! Não se precipite ! Seu carro está em ótimas mãos. Aliás, não poderia estar em melhores mãos. O tal manobrista é o melhor da oficina.

Re-leia o parágrafo no qual o procedimento dele foi descrito: observe que ele saiu pelo pátio em alta velocidade, mas não cantou pneu nem forçou o motor. Ele tirou "fininho" dos carros, muros e postes de concreto, mas não bateu em nada. Seu carro está inteiríssimo ! Ele manobrou em zigue-zague porque é a forma de chegar mais rápido ao ponto de estacionamento...

Resumindo: ele é ótimo! Os colegas dele sentem uma pontinha de inveja pelo seu desempenho tão brilhante. Pelo domínio da técnica, pela precisão, pela rapidez... Mas, para você (o dono do carro, o cliente) ele é apenas um retardado, irresponsável. E você vai pensar duas ou três vezes antes de trazer seu carro novamente para essa oficina.

Nosso intrépido manobrista domina a técnica. Faz bem feito, do ponto de vista operacional, mas é um desastre de marketing. Não se deu conta de que ele é um PRESTADOR DE SERVIÇOS. E prestadores de serviços precisam prestar atenção não apenas no resultado final mas também, e principalmente, na maneira como as coisas são feitas. O processo.

É um elemento importante do Mix de Marketing.

Mix de marketing, você sabe, é o conjunto de todas as coisas que interferem, direta ou indiretamente, na visão que o cliente tem sobre a empresa ou o produto.

Quando o produto é uma mercadoria, o processo não conta (ou conta muito pouco). Veja o caso da geladeira, citado no início deste artigo.

Quando o produto é serviço, o processo é um elemento fundamental. Faz parte do Mix de Marketing.

Veja este outro exemplo: meu irmão, Edson, que é mecânico, trabalhou por muitos anos com máquinas agrícolas. Tinha uma oficina (no Paraná) que atendia os proprietários rurais, geralmente em domicílio.
Ele conta que os consertos, por conta de serem feitos na propriedade do cliente, contavam sempre com a presença deste. Isto poderia ser bom ou ruim. Depende de como o fato fosse explorado. Meu irmão estendia um pano no chão e desmontava o motor, peça-por-peça colocando-as, lado-a-lado, ordenadamente, sobre o pano. Depois fazia a limpeza e o conserto das peças e da máquina, com rapidez e precisão.

O cliente olhando tudo e achando ótimo. Sentia-se seguro e confiante. Geralmente ficava satisfeito, pagava sem reclamar e voltava a contratar o serviço em outras ocasiões. A parte de estender o pano e colocar sobre ele, organizadamente, peça-por-peça da máquina era, segundo o meu irmão, uma tarefa tecnicamente desnecessária. Bastava desmontar o motor, jogar todas as peças em um balaio e depois juntar tudo e montar a máquina. Qualquer mecânico reconheceria qualquer peça ou parafuso e saberia o que fazer com ele. Não havia necessidade de mantê-los separadinhos sobre um pano especialmente estendido. Aquilo era um artifício usado para manter o cliente tranqüilo. Fazer com que o cliente tivesse a sensação de estar entendendo a operação e mantivesse o espírito desarmado (coisa muito importante no caso de alguma coisa não funcionar direito).

Estender o tal pano e organizar peças e parafusos não tinha uma função técnica. Tinha objetivo psicológico. Era marketing. Marketing de primeira, eu diria.



ÊNIO PADILHA
www.eniopadilha.com.br | professor@eniopadilha.com.br




DIVULGAÇÃO

Comentários?

22/11/2019

PROCESSO PRODUTIVO E O MARKETING

(Publicado em 22/07/2016)



Se eu contar para você que uma determinada marca de geladeira é fabricada em uma linha de produção vertical, de baixo para cima e em zigue-zague (em vez da tradicional linha de produção horizontal e em linha reta) que diferença isso fará na sua decisão de compra ? (supondo que você esteja interessado em adquirir uma geladeira).

Nenhuma! Pelo menos se você for um cliente comum.

A maneira de produzir, via de regra, não altera a percepção do cliente sobre o produto e, conseqüentemente, não interfere na decisão de compra. Mas, preste atenção, isso só vale se o produto for MERCADORIA. Se o seu produto for um SERVIÇO prepare-se para administrar mais um elemento importante na relação com o cliente: o processo.

Imagine a cena: você chega a uma oficina mecânica para um conserto rápido no seu carro. O funcionário que o atende pega o veículo e sai pelo pátio em alta velocidade, tirando "fininho" dos outros carros estacionados, manobrando em zigue-zague, passando rente aos muros e postes de concreto... até estacionar no lugar determinado para o tal conserto. Você, naturalmente, já o elegeu como seu mais novo inimigo. Trata-se de um louco. Um irresponsável. Um débil mental que não voltará a por as mãos no seu carro!!! Quando o conserto ficar pronto você mesmo irá tirar o carro de lá. Não vai dar oportunidade para esse louco bater e estragar o seu carro...

Calma ! Não se precipite ! Seu carro está em ótimas mãos. Aliás, não poderia estar em melhores mãos. O tal manobrista é o melhor da oficina.

Re-leia o parágrafo no qual o procedimento dele foi descrito: observe que ele saiu pelo pátio em alta velocidade, mas não cantou pneu nem forçou o motor. Ele tirou "fininho" dos carros, muros e postes de concreto, mas não bateu em nada. Seu carro está inteiríssimo ! Ele manobrou em zigue-zague porque é a forma de chegar mais rápido ao ponto de estacionamento...

Resumindo: ele é ótimo! Os colegas dele sentem uma pontinha de inveja pelo seu desempenho tão brilhante. Pelo domínio da técnica, pela precisão, pela rapidez... Mas, para você (o dono do carro, o cliente) ele é apenas um retardado, irresponsável. E você vai pensar duas ou três vezes antes de trazer seu carro novamente para essa oficina.

Nosso intrépido manobrista domina a técnica. Faz bem feito, do ponto de vista operacional, mas é um desastre de marketing. Não se deu conta de que ele é um PRESTADOR DE SERVIÇOS. E prestadores de serviços precisam prestar atenção não apenas no resultado final mas também, e principalmente, na maneira como as coisas são feitas. O processo.

É um elemento importante do Mix de Marketing.

Mix de marketing, você sabe, é o conjunto de todas as coisas que interferem, direta ou indiretamente, na visão que o cliente tem sobre a empresa ou o produto.

Quando o produto é uma mercadoria, o processo não conta (ou conta muito pouco). Veja o caso da geladeira, citado no início deste artigo.

Quando o produto é serviço, o processo é um elemento fundamental. Faz parte do Mix de Marketing.

Veja este outro exemplo: meu irmão, Edson, que é mecânico, trabalhou por muitos anos com máquinas agrícolas. Tinha uma oficina (no Paraná) que atendia os proprietários rurais, geralmente em domicílio.
Ele conta que os consertos, por conta de serem feitos na propriedade do cliente, contavam sempre com a presença deste. Isto poderia ser bom ou ruim. Depende de como o fato fosse explorado. Meu irmão estendia um pano no chão e desmontava o motor, peça-por-peça colocando-as, lado-a-lado, ordenadamente, sobre o pano. Depois fazia a limpeza e o conserto das peças e da máquina, com rapidez e precisão.

O cliente olhando tudo e achando ótimo. Sentia-se seguro e confiante. Geralmente ficava satisfeito, pagava sem reclamar e voltava a contratar o serviço em outras ocasiões. A parte de estender o pano e colocar sobre ele, organizadamente, peça-por-peça da máquina era, segundo o meu irmão, uma tarefa tecnicamente desnecessária. Bastava desmontar o motor, jogar todas as peças em um balaio e depois juntar tudo e montar a máquina. Qualquer mecânico reconheceria qualquer peça ou parafuso e saberia o que fazer com ele. Não havia necessidade de mantê-los separadinhos sobre um pano especialmente estendido. Aquilo era um artifício usado para manter o cliente tranqüilo. Fazer com que o cliente tivesse a sensação de estar entendendo a operação e mantivesse o espírito desarmado (coisa muito importante no caso de alguma coisa não funcionar direito).

Estender o tal pano e organizar peças e parafusos não tinha uma função técnica. Tinha objetivo psicológico. Era marketing. Marketing de primeira, eu diria.



ÊNIO PADILHA
www.eniopadilha.com.br | professor@eniopadilha.com.br




DIVULGAÇÃO

Comentários?

30/10/2019

PROJETO, CONSULTORIA, ASSESSORIA, ALHOS E BUGALHOS (2)

(Publicado em 29/04/2019)





















Deixe aqui seu comentário

14/05/2019

25/03/2019

SISTEMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS PRODUTIVOS EM ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA



Das oficinas medievais até fins do século XIX (antes do advento da Administração Científica) o trabalho era realizado pelas pessoas sem um pensamento orientando. Cada um fazia o que tinha de ser feito com um método próprio (eventualmente, aprendido de um mestre). Não havia coordenação e, principalmente, cada artesão ou operário tinha de saber fazer o trabalho todo. Importava apenas O QUE FAZER. Não havia uma discussão sobre COMO FAZER, uma vez que isso estava, literalmente, dentro da cabeça de quem fazia.





Uma das coisas introduzidas pela Administração Científica (TAYLOR, Frederick Winslow. Principios de administracão cientifica. Sao Paulo: Atlas, 1987) foi a divisão do trabalho em partes mínimas, que pudessem ser desenvolvidas por pessoas diferentes.

A lista dessas partes do trabalho, bem como a descrição de como cada uma das tarefas devem ser realizadas, é o que chamamos de Algoritmo. Trata-se de uma importante ferramenta que deve ser utilizada pelo Administrador da Produção para garantir que todas as tarefas que fazem parte do processo sejam realizadas (e sejam realizadas da maneira correta e no tempo certo).

Um ALGORITMO pode ser definido como uma sequência finita, ordenada, lógica e não ambígua, de instruções que descrevem a solução de um problema. Embora seja um termo originado da matemática, trata-se de uma importante ferramenta de gestão amplamente utilizada na administração de empresas. É também conhecido como Procedimento Operacional Padrão (POP) (Standard Operating Procedure), Instruções de Trabalho (IT) ou Norma Operacional Padrão (NOP). De qualquer forma, sempre se refere a uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade e tem uma importância capital dentro de qualquer processo funcional tendo como objetivo básico garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados para cada tarefa executada.

Sistematizar significa, em ultima análise, organizar e algoritimizar as tarefas de tal maneira que tudo possa ser realizado com a máxima eficiência e que todo o processo de produção possa ser ensinado a outras pessoas com relativa facilidade.

Existem basicamente três tipos de tarefas que precisam ser sistematizadas num Escritório de Arquitetura e Engenharia: a produção dos serviços, o dia-a-dia e as tarefas eventuais.

1) A PRODUÇÃO DOS SERVIÇOS
Os serviços produzidos pelo escritório são resultados da execução sistemática de uma seqüência de tarefas encadeadas de tal forma que haja produtividade com qualidade e custos racionalizados.

2) O DIA A DIA
O dia a dia do escritório é caracterizado pelas tarefas que não estão ligadas diretamente à produção de algum serviço. São aquelas coisas que precisam ser feitas para que o escritório continue funcionando normalmente mas que não se incorporam diretamente aos serviços fornecidos nem podem ser descritas como parte do produto adquirido pelos clientes.

3) AS TAREFAS EVENTUAIS
São tarefas que são realizadas no escritório mas que nem fazem parte da produção dos serviços fornecidos nem do funcionamento normal (dia a dia) do escritório.


Tanto na realização dos serviços como nas rotinas do dia a dia do escritório como também para as tarefas eventuais existem situações simples e outras mais complexas. As tarefas cuja execução necessitam uma descrição (passo-a-passo) mais detalhadas devem ser objetos de um Algoritmos de Tarefa.

O Exemplo abaixo descreve a execução de uma tarefa específica, que tanto pode fazer parte do processo de produção de um serviço como pode ser uma rotina do dia-a-dia ou ainda ser uma tarefa que se realiza "de vez em quando" no escritório.



EXEMPLO DE ALGORITMO DE TAREFA
Copiar estrutura e dados de uma tabela em um banco de dados MySQL e colar com outro nome em outro banco de dados MySQL, utilizando o phpMyAdmin:
1) Entrar no phpMyAdmin (utilizando o endereço fornecido pelo seu provedor). Abre-se a janela inicial do programa solicitando nome do usuário e senha;
2) Fornecer nome do banco de dados e senha correspondente
ex: 893_arcos + 123senha321
((abre-se a página do seu espaço no MySql com a lista dos seus Bancos de Dados));
3) Selecionar (clicar sobre) o nome do Banco de Dados Escolhido
((abre-se a página do banco de dados escolhido, com a lista das tabelas disponíveis));
4) Selecionar (clicar sobre) a tabela que deseja copiar;
5) No menu do programa (parte superior da página) Escolher a opção "Exportar" ((abre-se uma página com várias opções a escolher antes de clicar sobre "Executar"));
5.1) No quadro [exportar], escolher "SQL";
5.2) No quadro [Opções] selecionar "Estrutura", "Adicionar IF NOT EXISTS", "Adicionar valor AUTO_INCREMENT" e "Usar aspas simples nos nomes de tabelas e campos";
5.3) Ainda no quadro [Opções] selecionar "Dados", "Inserções completas", "Inserções estendidas" e "Usar hexadecimal para BLOB";
5.4) Selecionar "Tipo de Exportação" = [INSERT];
6) Clicar em "EXECUTAR" ((Abrir-se-á uma tela com linhas de programa SQL));
7) Copiar integralmente as linhas de programa;
8) No mesmo banco de dados (ou em um novo banco de dados), no menu, logo abaixo da logo "phpMyAdmin", clicar em "SQL" ((Abrir-se-á uma janela em branco));
9) Colar as linhas de programa copiadas no item 6.1 (substituindo qualquer coisa que já esteja eventualmente aparecendo na janela);
10) Localizar, nessas linhas de programa o nome da tabela de dados de origem. Se for o caso, substituir com o nome da nova tabela;
11) Clicar em "EXECUTAR" (Aparecerá, na coluna da esquerda, o nome da nova tabela).



Observe que a tarefa é subdividida em UNIDADES DE AÇÃO descritas em ordem cronológica e que descreve não só cada um dos passos como também os resultados parciais esperados, para que o executor possa se orientar sem nenhuma dúvida ou ambiguidade.



ALGORITMOS DE SERVIÇO
Num Algoritmo de Serviço cada linha descreve uma tarefa. A soma das tarefas corresponde ao trabalho completo. Vejamos um exemplo:



Projeto Elétrico de Edifício Residencial
( ) Providenciar o Registro no Computador
( ) Providenciar a Abertura da Pasta de Serviço
( ) Providenciar a Placa na Obra
( ) Fazer o Estudo do Projeto Arquitetônico
( ) Editar a base para Memória Descritiva
( ) Editar a base para Lista de Material
( ) Definir os Desenhos que farão parte do projeto elétrico
( ) Digitalizar as plantas baixas
( ) Desenhar a planta baixa para implantação geral (1:100)
( ) Editar a base para desenho do Poste da Celesc
( ) Editar a base para Quadro de Carga
( ) Editar a base Quadro de Convenções
( ) Editar a base para Quadro de Notas
( ) Editar a base para Diagrama Unifilar Geral
( ) Editar a base para Prumada
( ) Editar a base para Entrada de energia
( ) Editar a base para Consulta Prévia
( ) Editar a base para Carta ao Cliente
( ) Agendar a Entrevista com o Arquiteto
( ) Agendar a Entrevista com o Cliente
( ) Realizar a Entrevista com o Arquiteto
( ) Realizar a a Entrevista com o Cliente
( ) Discutir com a Celesc as bases do projeto
( ) Criar a Base 999-A0
( ) Definir o Desenho de Localização e Situação
( ) Digitalizar o Desenho de Localização e Situação
( ) Definir o Desenho para Consulta Prévia
( ) Fazer a Estimativa de Carga Instalada
( ) Preencher o documento de Consulta Prévia - CELESC
( ) Providenciar a Carta a CELESC (encaminhando a Consulta Prévia)
( ) Definir a Distribuição dos Pontos de Energia em Planta Baixa
( ) Definir a Ligação dos Pontos de Energia
( ) Fazer o Desenho de Implantação Geral (elétrica)
( ) Desenhar a Placa de Advertência (pequena)
( ) Fazer o Cálculo da Demanda
( ) Desenhar a Caixa de passagem subterrânea
( ) Desenhar a Caixa de inspeção de aterramento
( ) Fazer os dimensionamentos
( ) Definir o Aterramento
( ) Definir e desenhar os Detalhe dos Quadros
( ) Fazer a Distribuição das Fases
( ) Definir os Detalhes em Planta Baixa
( ) Definir o Quadro de Cargas
( ) Definir o Diagrama Unifilar Geral
( ) Definir e Prumada (Elétrico)
( ) Definir o Desenho da Entrada de Energia
( ) Definir o Quadro de Convenções
( ) Definir o Quadro de Notas
( ) Definir a Memória Descritiva
( ) Definir a Lista de Material
( ) Definir a Montagem das pranchas (distribuição dos desenhos)
( ) Verificar cor dos Layers (PB-cinza, Elétrico-branco)
( ) Verificar Títulos (cor, conteúdo e tipo)
( ) Verificar Legenda (cor, conteúdo e caracteres)
( ) Verificar tamanho das letras nos desenhos
( ) Fazer a Revisão dos Desenhos
( ) Providenciar o preenchimento da A.R.T
( ) Elaborar o Protocolo de Entrega do Serviço
( ) Providenciar o Recibo ou Nota Fiscal
( ) Providenciar a Carta para a CELESC (Projeto)
( ) Providenciar a Carta para o CLIENTE (Entrega do Projeto)
( ) Providenciar as Etiquetas para as pastas do Projeto
( ) Providenciar a Montagem das Pastas
( ) Providenciar as Plotagens
( ) Providenciar as Fotocópias
( ) Providenciar a Montagem do Projeto
( ) Organizar os Documentos a serem devolvidos ao Cliente/Arquiteto...)
( ) Fazer a Verificação Final
( ) Providenciar o Pagamento da ART
( ) Providenciar Cópia para Pasta de Serviço
( ) Fazer o Expurgo da Pasta de Serviço
( ) Fazer a Unificação e compactação de Arquivos
( ) Preencher ou atualizar a Planilha de Custos

Data de Entrada na CELESC (Consulta Prévia) - ___/___/___
Data de Retorno da CELESC (Consulta Prévia) - ___/___/___
Data de Entrada na CELESC (Projeto) - ___/___/___
Data de Retorno da CELESC (Projeto) - ___/___/___
Data de Entrega ao CLIENTE (Aprovado) - ___/___/___



Observar que no algoritmo acima, para cada linha corresponde uma tarefa que poderá, eventualmente, ter um algoritmo próprio (Algoritmo de Tarefa, como já foi visto acima).

Observar também que, para cada linha existe um espaço para confirmação da execução (no caso, o espaço vazio entre os parêntesis). Enquanto esse espaço estiver vazio significa que aquela tarefa ainda não foi realizada.


2) ROTINAS DO DIA A DIA (ORDEM DO DIA)
É obrigação e responsabilidade do Administrador da Produção manter todas as pessoas da equipe produzindo com a maior eficácia, ou seja, aproveitando da melhor maneira possível o tempo de cada uma delas.

A importância de se construir uma boa equipe de trabalho para um escritório de Arquitetura/Engenharia está detalhada no capítulo 7 (Administração de Recursos Humanos) do livro ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA. Aqui, o importante é observar a necessidade de gerenciar as rotinas (o dia a dia) para cada empregado. Determinar, claramente, o que precisa ser feito todos os dias.

Há algum tempo eu criei, no meu escritório, um instrumento de orientação e controle do trabalho das assistentes administrativas. Esse sistema é chamado ORDEM DO DIA.

O termo, ordem do dia, foi trazido da linguagem militar (apesar de eu nunca ter servido no exército). Trata-se de um documento emitido pelo comandante e lido, pelo oficial do dia, para a tropa perfilada, no início dos trabalhos. Observe que, mesmo não estando presente, o Comandante se faz representar por este documento. O que está escrito ali são as palavras dele.

Num escritório de Arquitetura/Engenharia a ORDEM DO DIA é uma “ferramenta de gestão” que tem por objetivo sistematizar a realização diária das tarefas de rotina. Consiste de um documento (papel) em seis páginas. Uma página para cada dia da semana (e uma última página para a lista de compras de material de consumo). Cada empregado (secretária, assistente, desenhista) deverá ter a sua própria Ordem do Dia. Para cada um dos dias, de segunda à sexta-feira, são listadas todas as tarefas de rotina, na ordem em que devem ser realizadas.

O objetivo geral desse instrumento de gestão é garantir que nenhuma tarefa rotineira deixe de ser realizada por distração ou esquecimento.

Vejamos um exemplo:



Ordem do dia, Assistente de Administração, Segunda-feira
( ) Abrir o escritório
( ) Fazer a limpeza diária e retirar o lixo
( ) Receber e despachar e-mails ordinários
( ) Fazer pagamentos pela internet ou nos bancos
( ) Fazer os lançamentos do controle financeiro
( ) Verificar os extratos das contas bancárias
( ) Verificar o andamento dos processos nos órgãos competentes
( ) Separar documentos e colocar no malote da contabilidade.
( ) Verificar e atualizar tarefas (do ARCOS)
( ) Providenciar a manutenção dos veículos (lavação e abastecimento, troca de óleo, etc)
( ) Organizar biblioteca
( ) Atualizar registros da biblioteca (no ARCOS)
( ) Organizar os computadores
( ) Preparar e enviar cartões (Aniversário, Natal e outras congratulações)
( ) Verificar Algoritmos de serviços em andamento
( ) Digitalizar e organizar projetos antigos
( ) Fazer atualizações nos registros de serviços (no ARCOS)
( ) Atualizar os registros das Negociações em andamento (no ARCOS)
( ) Se for a primeira segunda-feira do mês, guardar documentos no arquivo morto
( ) Se for a primeira segunda-feira do mês, atualizar o backup dos arquivos do computador



TAREFAS EVENTUAIS
Existem algumas tarefas nos escritórios de Arquitetura e Engenharia que precisam ser realizadas mas que não fazem parte nem da rotina do dia a dia nem da rotina de produção de serviços.
Alguns exemplos:



1) Fazer o levantamento do patrimônio da empresa
2) Atualizar registro do cadastro de clientes
3) Organizar a biblioteca do escritório
4) Produzir o portifólio da empresa
5) Preparar o lançamento de um novo produto



Nesses casos, a pessoa que demanda a tarefa deve fazê-lo com instruções precisas de como a tarefa deve ser executada (passo a passo), para garantir que o trabalho seja feito com a maior eficiência

CONCLUSÃO
O uso de algoritmos num escritório traz grandes benefícios ao controle do processo produtivo. Desses benefícios eu gostaria de destacar os seguintes:
1) Dá ao escritório (e não às pessoas) o controle da situação. Qualquer pessoa, do mesmo nível (técnico ou hierárquico) conseguirá seguir o algoritmo e dar conta da tarefa;
2) Permite que uma tarefa que se realiza de forma esporádica (que não seja do dia a dia) possa ser sempre realizada da mesma forma;
3) Estabelece parâmetros para definição do tempo a ser consumido em cada tarefa bem como o custo do trabalho;
4) Permite, a qualquer momento, ter uma noção mais adequada do andamento do trabalho.
IMPORTANTE: Por princípio, o nível de detalhamento de um Algoritmo deve levar em conta o grau de entendimento da pessoa responsável por executar as tarefas nele descritas.

Elaborar um algoritmo, no entanto, não é tarefa fácil. Exige conhecimento refinado do trabalho, capacidade de organização e entendimento do que pode ser subdividido como tarefa individual e realizado por pessoas diferentes, de maneira independente.



ÊNIO PADILHA
www.eniopadilha.com.br | professor@eniopadilha.com.br




---Padilha, Ênio. 2014 ---Administração ---Sistematização


Comentários?

27/07/2018

PRODUTOS E SERVIÇOS É MENAS

(Publicado em 05/05/2014)



Repito em todas as minhas aulas que envolvem conceitos de Administração (incluído aí o Marketing): usar a expressão "PRODUTOS E SERVIÇOS" nessa ordem, na mesma frase é um erro de português. Equivale a falar "Menas".

Não adianta brigar comigo. Não sou eu que faço as regras da língua portuguesa. Se você fala "Menas", lamento muito. Precisa aprender a falar direito. Com relação aos "produtos e serviços" faça uma pesquisa (uma pesquisa séria. Não em blogs ou em material de autores maisomenos). Procure pela definição de Produto. Depois pela definição de Serviço.

Pronto. Você irá descobrir que "Serviço" é um tipo de "Produto"


Segundo Kotler e Armstrong, produto é qualquer coisa que possa ser oferecida a um mercado para atenção, aquisição, uso ou consumo, e que possa satisfazer a um desejo ou necessidade.

Produto é um conjunto de atributos, tangíveis ou intangíveis, constituído através do processo de produção, para atendimento de necessidades reais ou simbólicas, e que pode ser negociado no mercado, mediante um determinado valor de troca.

Portanto, consideramos PRODUTOS os bens físicos e os serviços


Ainda assim, vira e mexe eu leio em algum lugar ou escuto alguém dizer que “nossa empresa vende produtos e serviços” ou que “nosso negócio é prestar serviços. Não vendemos produtos.” (...)
Como assim, vende serviços e não vende produtos?!?

Se você é um fornecedor de serviços, preste atenção: todo serviço é um produto. Não existe “produtos e serviços” nem “produtos ou serviços”. Produtos e Serviços NÃO SÃO termos complementares.

Eu sei que muita gente entende PRODUTO como uma coisa física, tangível. Uma coisa material, em contraposição ao SERVIÇO que é uma performance, intangível. Um bem não materializado.

Mas, na verdade, PRODUTO é o resultado de uma atividade produtiva. Em uma fábrica, onde são feitas coisas físicas, tangíveis como panelas, tijolos, telhas, eletrodomésticos, automóveis, aviões ou coisas assim, o produto é uma MERCADORIA. O resultado da atividade fabril é uma mercadoria.

Por outro lado, quando a atividade é uma performance, como o trabalho de um médico, de um mecânico, de um cabeleireiro ou de um arquiteto, o produto (resultado) é um produto que não é uma coisa física. Não é material: é um serviço. Mas continua sendo um produto. O produto da atividade do prestador de serviços.

Portanto, quando você ouvir alguém dizendo “nossa empresa fornece produtos e serviços” o que ele, realmente, está querendo dizer é “nossa empresa fornece dois tipos de produtos: mercadorias e serviços”.

E não adianta querer usar o argumento de que "todo mundo fala assim" ou que "quando a gente fala PRODUTOS E SERVIÇOS" todo mundo entende o que a gente quer dizer, e isso é o que importa.
Primeiro, muita gente também fala que "um raio não cai duas vezes no mesmo lugar". E você sabe que isto é uma rematada bobagem. E o fato de milhões de pessoas a repetirem não muda as leis da natureza.
Segundo, quando alguém fala "menas" as outras pessoas também entendem o que a pessoa quer dizer, não é mesmo. Então...

E se você pensa que esse erro (de falar em "produtos e serviços) é cometido apenas por leigos ou por pessoas despreparadas comece a observar com mais atenção. Você verá que esse tipo de erro é cometido por muita gente. E muita gente que deveria ter esse discernimento com a maior clareza. Administradores de empresas, economistas, colunistas de economia e marketing, profissionais de publicidade e propaganda, professores, palestrantes e até os próprios fornecedores de serviços.

É só abrir um jornal ou revista, ouvir rádio, ver televisão ou participar de cursos/palestras que logo vai aparecer alguém falando de “produtos e serviços”, com a maior naturalidade.

Gente que fica escandalizada ao ouvir um "menas" no meio de uma conversa.



ÊNIO PADILHA
www.eniopadilha.com.br | professor@eniopadilha.com.br




DIVULGAÇÃO





Para copiar e reproduzir este artigo, conheça nossas REGRAS PARA PUBLICAÇÕES




---Artigo2014




Deixe AQUI seu comentário:

29/06/2017

ADMINISTRAR MAIS - Ano 03 - Número 18
PRODUTOS DE UM ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA OU DE ENGENHARIA

MUITOS GOSTARIAM de ter amigos como os amigos do Lula, do Temer ou do Aécio, que emprestam apartamentos e sítios, mandam malas cheias de dinheiro ou emprestam milhões e milhões sem pedir nenhuma garantia ou contrapartida.

Eu, de minha parte, estou bem feliz com os amigos que eu tenho. Na semana passada ganhei um presente valiosíssimo que quero dividir com vocês: meu amigo Farlley Derze, que, além de professor, reconhecido como um dos melhores em todas as instituições por onde passa é também músico (dos melhores) com temporadas de apresentação, com seu piano, todos os anos, no Brasil e na Europa, fez, pra mim, uma versão especial de 15s e outra de 30s para eu usar nas vinhetas de abertura e de encerramento dos vídeos da série ADMINISTRAR MAIS.

Trata-se de dois trechos da música ESTAÇÕES do seu último CD, GÊNESE.

Veja o vídeo, aprenda um pouquinho sobre a natureza dos produtos num escritório de Engenharia e de Arquitetura e aproveite para conhecer a música nova que fará parte dos nossos vídeos daqui pra frente.

Com vocês, mais uma vídeo Aula com o Engenheiro e Professor Ênio Padilha sobre temas de Administração. Neste episódio falando sobre a natureza dos produtos dos Escritórios de Engenharia ou de Arquitetura:





Administrar Mais - A03N18 - PRODUTOS DE UM ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA OU DE ENGENHARIA



Vídeo Aula com o Engenheiro e Professor Ênio Padilha sobre temas de Administração. Neste episódio falando sobre a natureza dos produtos dos Escritórios de Engenharia ou de Arquitetura

Música na abertura e encerramento do vídeo: ESTAÇÕES (Farlley Derze)
Você pode adquirir este álbum no site farlleyderze.com/loja
Você pode conhecer o trabalho de Farlley Derze no site farlleyderze.com/2017/03/15/compositions

• Visite o site de Ênio Padilha: www.eniopadilha.com.br

• Adquira o livro ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA

• Leia o artigo PROJETO, CONSULTORIA, ASSESSORIA ALHOS E BUGALHOS

Veja outros vídeos da série ADMINISTRAR MAIS



Deixe AQUI o seu comentário

25/05/2016

ADMINISTRAR MAIS - ANO 02 - NÚMERO 01
Produto em um Escritório de Arquitetura e Engenharia

Vídeo Aula com o Engenheiro e Professor Ênio Padilha sobre temas de Administração. Neste episódio falando sobre o Produto de um Escritório de Arquitetura ou de Engenharia.





Administrar Mais - A02N01 - PRODUTO EM UM ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA E ENGENHARIA



Veja outros vídeos da série ADMINISTRAR MAIS.

Deixe AQUI seu comentário:


1 2 »