Notas de "ADMINISTRAÇÃO - GERAL"

03/04/2017

ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA
(3ª Edição - Janeiro de 2017)

Os bastidores dos negócios bem sucedidos: do processo de escolha dos sócios à determinação dos preços (passando pelo treinamento dos empregados, sistematização de processos,controle financeiro e Marketing)

ÊNIO PADILHA
3ª ed. 2017 - 200 páginas
ISBN 978-85-62689-80-2 - OitoNoveTrês Editora

Apresentação: Ricardo Meira (Arquiteto, Quadrante Arquitetura, Brasília)
Prefácio: Rodrigo Bandeira-de-Melo (Engenheiro e Professor da FGV, SP)




POR QUE LER?



Este livro foi produzido durante 9 anos (entre 2004 e 2012). Contém o resultados de pesquisas e estudos feitos pelo autor em escritórios de Arquitetura e de Engenharia em todo o Brasil e também a experiência de colegas arquitetos e engenheiros debatidas no curso "Como Organizar e Administrar Escritórios de Arquitetura e de Engenharia" que foi apresentado em mais de 30 cidades de quase todos os estados brasileiros entre 2005 e 2011 (a partir de 2012 o curso recebeu novo conteúdo e passou a ter o título de "Administração de Escritórios de Arquitetura e de Engenharia").

Nesta terceira edição o livro recebeu um tratamento especial. Foi eliminado um capítulo e acrescentado outros três. O livro ganhou 25 páginas e foi totalmente revisado, atualizado e ampliado.

O objetivo do trabalho é dar ao leitor os conhecimentos básicos de Administração para (à partir do zero) fazer o planejamento, a organização, a instalação e a sistematização do seu escritório, obtendo eficiência na gestão e eficácia nas estratégias.

Para isto optou-se por dar ao livro uma seqüência de conteúdo que vai da discussão sobre o Empreendedorismo (primeiro capítulo) até as questões sobre os diferenciais competitivos que levam à Vantagem Competitiva (no último capítulo, sobre Marketing).

Do segundo ao penúltimo capítulo o leitor se encontrará com um panorama geral sobre as Teorias da Administração (desde Taylor e Fayol até os nossos dias), informações (instrucões) para planejar e executar a abertura do escritório, e todas as tarefas, obrigações e responsabilidades do Administrador do Escritório nas quatro grandes áreas da Administração (Produção, Recursos Humanos, Financeiro e Mercado).

A Administração Financeira recebeu uma atenção especial, tendo sido dedicado a ela quatro dos doze capítulos do livro (60 páginas). São tratados, detalhadamente todos os custos de abrir um escritório, mantê-lo em operação e produzir serviços. Também é tratada a questão da remuneração do profissional e como separar as retiradas feitas à título de pro labore, remuneração por serviços técnicos e distribuição de lucros.

Um dos quatro capítulos é dedicado a discutir as formas de precificação mais utilizadas pelos profissionais e apresentar um novo modelo, baseados nos custos do escritório, na produtividade, na expectativa de lucro e também no "Fator K", determinado pelos diferenciais competitivos do escritório.

Boa leitura, bom trabalho e bons negócios.

OitoNoveTrês Editora






SUMÁRIO



1 O DIA EM QUE EU ABRI O MEU ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA
• Meu primeiro Escritório
• O Empreendedor, o Técnico e o Gerente (a metáfora, de Michael Gerber)

2 EMPREENDEDORISMO
• Características de um empreendedor
• Pode uma pessoa sem as características de um empreendedor tornar-se
um bom empresário?

3 AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO
• Tudo começou com Taylor
• Teoria da Administração Científica
• Teoria Clássica da Administração
• Teoria das Relações Humanas
• Teoria da Burocracia Estruturalista
• Teoria Neoclássica
• Teoria Comportamental
• Teoria dos Sistemas na Administração
• Teoria da Contingência
• Além das Teorias
• Conclusões deste capítulo

4 A CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA/ARQUITETURA
• Modelo de Negócio
• A sociedade entre profissionais
• Crenças Valores e Princípios
• A divisão das cotas entre os sócios

5 QUANTO CUSTA ABRIR UM ESCRITÓRIO
• Recursos de Capital Material
• Recursos de Capital Organizacional
• Recursos de Capital Humano
• Capital Social Inicial


6 TAREFAS E RESPONSABILIDADES
• O escritório dos sonhos
• As tarefas de um escritório
• Tarefas Técnicas
• Tarefas Administrativas
• A pirâmide das tarefas
• Conclusões preliminares
• Cargos e Funções
• O administrador profissional

7 O PASSO-A-PASSO PARA A CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO
• A contabilidade da empresa
• Responsabilidades do escritório de contabilidade
• O papel dos contadores na sobrevivência das micro e pequenas ampresas (Cláudio Raza)
• O Contrato Social
• O registro da empresa

8 AS ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO
• Uma introdução ao estudo das grandes áreas da Administração

9 ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO
• O conceito de Administração da Produção
• Tarefas do Administrador da Produção
• Produtos de um Escritório de Arquitetura/Engenharia
• Projeto
• Consultoria e Assessoria
• O que precisa ser administrado
• O processo de transformação de insumos em produtos
• Sistematização de Processos (o desenvolvimento dos Algoritmos)
• Algoritmo de Tarefa
• Algoritmo de Serviço
• Ferramenta de Gestão (Ordem do Dia)
• Arranjos de Espaço Físico
• Manual Interno de Procedimentos Operacionais
• Definição do perfil das pessoas para a equipe de trabalho
• Definição do escopo dos produtos do escritório (o que deve estar
incluído no serviço oferecido ao mercado)
• Determinação do tempo necessário para a realização de cada serviço
oferecido ao mercado

10 ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS
• Os conceitos de Administração de Recursos Humanos
• As Tarefas do Administrador de RH
• Quem precisa de empregados
• Tarefas e rotinas operacionais de um escritório
• Por que arquitetos e engenheiros relutam tanto
em contratar uma secretária?
• Qual é o jeito certo de contratar uma secretária?
• O que o empregado quer (ou espera) do seu escritório
• O que o seu escritório deve querer (ou esperar) dos seus empregados
• O treinamento dos empregados e o sucesso do escritório
• Por onde começar
• A política Geral de RH

11 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 1
• Os Conceitos Gerais de Administração Financeira
• As Tarefas do Administrador Financeiro
• Custo de Manutenção do Escritório (Custo Fixo Operacional)
• Conta 1201
• Carga tributária, informalidade e mortalidade empresarial.

12 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 2
• Remuneração do Profissional em um Escritório
• Remuneração sobre serviços realizados
• Pro labore
• Distribuição de Lucros

13 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 3
• Uma reflexão sobre o valor comercial do seu tempo
(ou de quanto podemos cobrar pelo uso do nosso tempo)
• Apresentação sumaria do novo modelo de
precificação de serviços de Arquitetura e de Engenharia
• Uma palavrinha sobre precificação de serviços de
acordo com o senso comum
• Uma discussão (necessária) sobre os modelos de precificação existentes
(por que os modelos de precificação atualmente adotados estão
equivocados - e porque eles continuam sendo utilizados)
• Por que sou contra a existência de Tabelas de Honorários para Entidades de Classe
• Em cada Escritório uma tabela própria de honorários
• Um novo Modelo de Precificação para Serviços de Engenharia e de
Arquitetura

14 ADMINISTRAÇÃO DO MERCADO
• Tarefas do Administrador de Mercado (Gerente ou Diretor de Marketing)
• Breve história do marketing no mundo
• A definição de Marketing
• As características da prestação do serviço e o marketing
• Diferencial Competitivo e Vantagem Competitiva
• Breve apresentação da SCP e da RBV
• Heterogeneidade de Recursos e Diferencial Competitivo
• Os Recursos de um Escritório como fonte de Diferencial Competitivo
• Estrutura da empresa
• Imagem da empresa e dos seus proprietários
• Capacidade de Produção
• Preparo Técnico e empresarial
• Redes de Relacionamento

PALAVRAS FINAIS (CONCLUSÃO)






CRÉDITOS



texto:


Ênio Padilha



ilustrações:


Ênio Padilha



apresentação:


Ricardo Meira
(Arquiteto, Quadrante Arquitetura, Brasília)



prefácio:


Rodrigo Bandeira-de-Mello
(Engenheiro e Professor da FGV, SP)



capa:


Helena Loch
Ênio Padilha



foto na 4a capa:


Alberto Ruy



produção executiva:


Áurea Loch



projeto gráfico:


Márcio Shalinski
Ênio Padilha



revisão gramatical
e ortográfica:


Bernadete Zucco



diagramação:


Márcio Shalinski



revisão editorial:


Clara Padilha



fotolitos, impressão
e acabamentos:


Gráfica e Editora Pallotti



© Copyright
e direitos autorais
reservados na forma
da lei para:


OitoNoveTrês Produções e Eventos






Clique AQUI e leia as primeiras 18 páginas do livro
(até o final do primeiro capítulo)



R$ 60,00



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19/01/2017

PROJETO, CONSULTORIA, ASSESSORIA ALHOS E BUGALHOS

Quais são os produtos disponíveis em um escritório de Engenharia ou de Arquitetura? Qual é a natureza desses produtos? Por que é importante, para o profissional entender isso? O que acontece quando um engenheiro (ou arquiteto) não sabe a diferença entre uma consultoria e uma assessoria?






TRÊS MINUTOS - Ano 18 - Número 398 (Ênio Padilha, 19/01/2017)



Nas minhas aulas de Administração de Escritórios (especialmente no tópico de Gestão do Processo Produtivo) essas perguntas são colocadas para os participantes. E, por incrível que pareça, em turmas de 25 ou 30 profissionais é raro ter mais de dois ou três que saibam as respostas corretas. Pior: mais de 75% da turma, geralmente, não fazem a menor ideia de como responder a essas questões.

Então, a primeira coisa que eu faço, antes mesmo de dar as explicações devidas, é chamar a atenção deles (dar-lhes um pito) sobre a gravidade dessa ignorância. Se você não sabe qual é a natureza do seu produto você não é capaz de estabelecer estratégias corretas de produção, distribuição, negociação e, principalmente, precificação. Acho terrível que as faculdades não ensinem ao aluno o mínimo necessário para que ele possa identificar o tipo de produto que produzirá e entregará ao mercado. Nesse campo, confundir alhos com bugalhos (*) vai resultar, certamente, em um pão mal feito.

Começamos pelo mais simples. Pergunto para a turma, "Todo mundo aqui sabe o que é um Projeto, não sabe?". Todo mundo sabe.
"Alguém é capaz de dar a definição de Projeto de Engenharia ou de Arquitetura?" Começa a confusão. Aparecem as definições mais simplórias e absurdas.
Eu falo "Gente! vocês não sabem nem definir/descrever o produto que vocês vendem! Como esperam fazer bons negócios com ele?"

Então, vamos lá: um PROJETO DE ENGENHARIA pode ser definido como uma PREVISÃO,
baseada em
• Normas Técnicas
• Conceitos Tecnológicos Básicos
• Conhecimentos e experiência do projetista
• Definições do Cliente
• Condicionamentos
apresentada sob a forma de
• Desenhos (principais, auxiliares e detalhes construtivos)
• Diagramas
• Gráficos
• Textos
• Memória de Cálculo
• Memória Descritiva
• Especificação de Material
• Quantificação de Material
com o objetivo de
• Garantir a correta e completa execução de uma obra ou serviço.

A CONSULTORIA por sua vez é um serviço prestado por um profissional, geralmente com muito conhecimento e experiência, e que, essencialmente, consiste em análise e diagnóstico. Simples assim.
Todo serviço prestado por um engenheiro ou arquiteto é, em última análise, a solução de um problema do cliente. No caso específico da Consultoria, o problema consiste em uma DÚVIDA. Alguma coisa que o cliente não sabe ou não consegue identificar corretamente. Por isso, o profissional precisa ter muito conhecimento, muita competência técnica e muita experiência, pois precisará ter um olhar qualificado, deverá fazer as perguntas certas e ser capaz de ligar os pontos em busca do melhor diagnóstico para o caso.
Observe que, numa consultoria não é necessário resolver completamente o problema. O importante é o diagnóstico. A solução do problema poderá ser através de um PROJETO ou de uma ASSESSORIA. O artigo CONSULTORIA - O QUE É E O QUE NÃO É, do competente consultor Alberto Costa traz uma explicação bem interessante e algumas analogias muito boas que ajudarão o leitor a entender melhor o conceito.

A ASSESSORIA é o terceiro tipo de serviço prestado por um profissional de engenharia ou de arquitetura. É uma atividade executiva. Trata-se da disponibilização de seus conhecimentos, habilidades e capacidades para a realização de um trabalho para o cliente, demandando, basicamente, dedicação de tempo.
O acompanhamento, fiscalização ou gerenciamento de uma obra é um exemplo típico de Assessoria. Assumir a responsabilidade técnica pelo funcionamento de uma empresa ou pela construção de uma residência também são exemplos de assessoria.


É preciso entender a diferença enorme que existe na natureza dos produtos Projeto, Consultoria e Assessoria.

O projeto é um produto de "linha de produção" exige uma estrutura própria e, eventualmente, a participação de uma equipe de trabalho. É possível prever suas etapas e o tempo de duração da atividade. É claro que, para isso, o escritório precisa ser bem organizado e bem administrado. Mas é perfeitamente possível, sim senhor.

A Consultoria é um trabalho cuja duração é imprevisível. Depende da competência do profissional e da qualidade da sua relação com o cliente. Quanto melhor forem essas duas coisas, mais rápido se desenrolará o trabalho e melhores serão os resultados.

a Assessoria, como foi visto, demanda tempo. Depende do tamanho da tarefa. pode durar horas, dias, semanas, meses e até anos.

Todas as estratégias de apresentação desses serviços ao mercado bem como sua negociação com os clientes dependem de o profissional estar completamente inteirado da natureza diferente deles. Cada produto deve ser identificado, apresentado, precificado e negociado de maneira diferente. Não é demais repetir: confundir alhos com bugalhos resulta em problemas.

Um exemplo claro está justamente na precificação. O valor a ser cobrado pelos PROJETOS tem muita relação com os custos diretos de produção, com os custo fixo operacional do escritório e com os diferenciais competitivos do profissional.

A precificação das CONSULTORIAS, no entanto, não deve seguir essa lógica ou esses parâmetros. Deve ser estabelecido um preço que leve em conta a competência do profissional e o custo (para o cliente) de não resolver o problema. Uma consultoria nunca deve ter seu preço determinado pelo tempo que o profissional leva para entregar o resultado. Muito pelo contrário. A lógica indica que quanto mais competente e capaz for o profissional menor é o tempo que ele leva para apresentar o diagnóstico.

As ASSESSORIAS, no entanto, podem, perfeitamente, serem precificadas tomando-se o tempo dedicado à tarefa como principal parâmetro. Afinal de contas, na assessoria não se faz diagnósticos. O trabalho consiste em operacionalizar a solução do problema.

Podemos dizer, de uma maneira simplificada, que, no Projeto o profissional vende estrutura e competência técnica; na Consultoria ele vende inteligência e experiência profissional e, na Assessoria ele vende mão de obra qualificada.

Todo profissional deve organizar seu portfólio de produtos (serviços) usando esses parâmetros. Assim terá maior clareza sobre quais referências devem ser utilizadas e como devem ser conduzidas as negociações com os seus clientes.




ÊNIO PADILHA
www.eniopadilha.com.br | professor@eniopadilha.com.br




(*) O português António Pinto de Magalhães explica que o BUGALHO — cuja imagem aparece na ilustração, no topo deste artigo — é uma galha arredondada ou coroada de tubérculos que se forma nos carvalhos e que é usado para fazer farinha de pão. É muito comum em Portugal. Quando descascado o bugalho fica exatamente da cor do alho o que pode gerar confusão na cozinha. Daí a expressão, dos antigos, "Não se deve confundir Alhos com Bugalhos".

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09/12/2016

COMO DELEGAR SEU TEMPO?

Poucas coisas são tão preciosas quanto nosso tempo. Afinal, como disse uma vez Napoleão Bonaparte, territórios, instrumentos, poder, tudo isso se pode recuperar. Tempo, não. Por isso, é fundamental saber organizar bem o uso que você faz do seu. E isso passa por uma questão primordial: delegar. Concentrar atividades prejudica o andamento de qualquer negócio e cria entraves sérios às carreiras de empreendedores e executivos ao redor do mundo.

"Você tem tempo? Se não tem, está precisando delegar mais", afirma Marisabel Ribeiro, que voltou ao meuSucesso.com nesta semana, dessa vez dedicado ao tema "gestão do tempo". Ela ressalta na aula que existem vários ladrões do tempo e cita alguns: interrupções, reuniões, atividades paralelas, não saber dizer não, ambiente de trabalho agitado, visitas, telefonemas, e-mails. Nenhum, no entanto, é tão feroz quanto a dificuldade de delegar.

Mas por que não delegamos?



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07/12/2016

CRIATIVIDADE E INOVAÇÃO: QUAL A DIFERENÇA?
Daniel Goleman

Os termos "criatividade" e "inovação" são frequentemente usados como sinônimos. Porém, quão similares - ou diferentes - são eles? Conversei com minha colega Teresa Amabile, expert em inovação no ambiente de trabalho, para a minha série de vídeos chamada "Liderança: Uma Master Class". Aqui está a visão dela sobre a conexão entre esses termos comumente usados e o que eles significam para os negócios.

Tudo começa com criatividade

De acordo com Teresa, a criatividade é essencialmente responsável por todo o progresso humano. É uma força fenomenal. Talvez, por isso, alguns pensem na criatividade como um mistério. Mas elas não deveriam. A pesquisa sobre o assunto, feita durante os últimos 50 ou 60 anos, esclarece a forma como a criatividade acontece. Basicamente, a criatividade é a produção de qualquer coisa. Poderia ser uma ideia, um produto tangível, uma performance. O que é desenvolvido deve também ser diferente do que já foi feito antes, em algum aspecto. Criatividade no ambiente de trabalho deve, além disso, estar direcionada a algum objetivo ou significado específico.

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02/12/2016

QUE TIPO DE EMPREENDEDOR É VOCÊ?
Ramon Barbosa

Existem basicamente 3 tipos de empreendedores. Sendo que, dois deles, tornaram-se mais populares, especialmente de 2015 pra cá, em virtude da crise. Conhecer que tipo de empreendedor é você, é importante para saber o que exatamente você precisa fazer para alcançar o que você deseja – o sucesso.



Está preparado?

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29/11/2016

A ÉTICA É O NOSSO PROPÓSITO
MARCELO CASTILHO

(Publicado em 24/06/2016)



A ética deve nortear as nossas ações, seja na vida pessoal, seja na vida profissional.

Principalmente, nas organizações nós precisamos discutir e debater sobre a ética: O que eu estou fazendo é ético? O meu propósito com os nossos colaboradores e clientes são éticos? O meu propósito pessoal está entrelaçado com os propósitos da organização que eu trabalho? Eu acredito na minha organização?

Devemos olhar a ética como algo relacionado ao bem-comum, onde os nossos esforços devem ser direcionados para fazer o bem e satisfazer as necessidades das pessoas. Oscar Motomura em seu artigo “Solução pela Ética” escreveu que se a ética é a escolha pelo bem-comum, decidir não agir porque existem dificuldades e incertezas não é ético.

Realizar um trabalho sem preocupação com a qualidade, sem estar alinhado com as necessidades de nossos clientes e da nossa organização, não é ético. Cultivar a cultura de espalhar boatos falsos, de levantar da cama desanimado todos os dias e não sorrir para as pessoas de sua equipe, não são atitudes éticas.

Atitudes éticas são aquelas que criam valor para a sua organização e para os seus clientes. São aquelas atitudes que te dão orgulho e motivação todos os dias para criar mais soluções inovadoras, que despertam a sua criatividade e que melhoram a vida das pessoas. Que estão voltadas para a geração de novas soluções, não aceitam argumentos negativos e questionam atitudes incoerentes. É liderar para o crescimento de todos os envolvidos e não apenas para si.

Desta forma, a ética precisa ser cultivada todos os dias e transmiti-la por meio de nossas ações ao maior número de pessoas, pois é por meio dela que seremos cidadãos honestos, responsáveis e eficazes, na busca de soluções para resolver (senão todos) a maioria dos problemas do mundo.



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28/11/2016

5 DICAS PARA TURBINAR SUA EMPRESA COM MELHOR
PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Manter a estrutura financeira organizada e equilibrada é o primeiro e o mais importante desafio do empreendedor. Para isso, ele deve contar não apenas com as ferramentas tradicionais de controle e planejamento, mas também com a tecnologia e estratégias de negociação.

Esses fatores, quando combinados, fazem com que o planejamento aconteça de forma mais simples e barata que o imaginado por muitos. Impor disciplina nos gastos e atenção a toda movimentação financeira é o segredo das empresas saudáveis.

O Administradores selecionou 5 maneiras de melhorar o planejamento financeiro da empresa e evitar problemas futuros. Confira:



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23/11/2016

COMO PEQUENAS MUDANÇAS DE HÁBITO AJUDAM
NAS FINANÇAS PESSOAIS

Em tempos de crise econômica, a preocupação com as finanças pessoais deve ser ainda maior. E administrar bem as finanças é fundamental para manter as contas em dia.

Uma pergunta que sempre devemos nos fazer é: se eu perdesse o emprego hoje, quanto tempo conseguiria manter as minhas despesas? “Se você chegou à conclusão que não passaria ao menos seis meses tranquilo até encontrar outro emprego, é hora de reorganizar a sua vida financeira”, afirma Diogo Martins Gonçalves Morais, professor especialista em educação financeira na Faculdade de Tecnologia Termomecanica e autor do livro “Educação Financeira para o Ensino Médio” do Colégio Termomecanica, instituições gratuitas mantidas pela Fundação Salvador Arena.

Você não precisa ganhar na loteria ou ter uma vida reclusa para ter equilíbrio financeiro. A formação de pequenos hábitos que passam despercebidos no nosso dia a dia podem transformar as nossas finanças. Veja as dicas que o professor Diogo Morais tem para quem deseja iniciar 2016 com o pé direito.

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21/11/2016

VOCÊ PLANEJOU SUA CARREIRA OU APENAS SEGUIU TRABALHANDO, ESPERANDO QUE ALGO ACONTECESSE?
Denilson Giungi

Gerenciamento de carreira não é uma ciência exata e um bom planejamento contribui bastante para conseguir alcançar seu objetivo, além de preparar você para superar eventuais "fracassos"

Tudo em sua vida é sua responsabilidade, inclusive sua carreira!

Você é o que merecer ser!

Você tem o que merece ter!

Você está onde merece estar!

As afirmações acima são duras e, inicialmente, há uma certa resistência em você aceitá-las. Entretanto, se analisar racionalmente, verá que não há do que reclamar. Se planejou e está satisfeito, precisa continuar planejando. Se planejou e os resultados não foram os esperados, precisa rever o planejamento com urgência. Se não planejou, apenas trabalhou contando com a sorte na esperança de que algo acontecesse e precisa começar a planejar com urgência. Nos dois últimos casos, ainda há tempo!

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18/11/2016

COMO SE PREVENIR DAS AÇÕES DA CONCORRÊNCIA
Rodrigo Collino

Muitas vezes ouço de pequenos e médios empresários e seus funcionários que “estão vivendo tempos difíceis devido à concorrência”, e os principais motivos são a guerra de preços e o roubo de talentos entre empresas.

Neste momento, devemos colocar em perspectiva a estratégia da empresa somada ao entendimento do mercado em que está inserido – e é aqui onde entra o conhecimento da concorrência. Percebo que muitas PMEs ainda não fazem benchmarking com a frequência que seu negócio demandaria, e com isso perdem espaço de mercado, ficando engessados em práticas que rapidamente se tornam obsoletas e abrindo espaço para que seus clientes externos (consumidores) e internos (funcionários) troquem de fornecedor / empregador.

Quais são os seus principais players de mercado? O que eles têm feito que você mais admira? E quais ações eles têm tomado que hoje você ainda não compreende? Como você conversa e mantém contato com seus concorrentes? Quais oportunidades seus concorrentes estão desprezando no mercado atual, e da qual você poderia se beneficiar caso sua empresa investisse nela?



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