ERP (Enterprise Resource Planning), no Brasil também conhecido como SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) são sistemas, geralmente softwares aplicativos, utilizados pelas empresas para fazer registro e controle de TODAS as atividades da empresa de forma integrada.

Assim, por exemplo, as informações registradas durante uma negociação são integradas (automaticamente) ao registro do serviço, caso o contrato seja efetivado.

E todas as informações do andamento do serviço são integradas ao controle financeiro e ao registro das atividades da equipe de trabalho… e tudo integrado às determinações estratégicas da empresa.

Imagem: OitoNoveTrês

Existem dezenas de sistemas ERP disponíveis no mercado. Alguns são residentes, outros online; Alguns gratuitos, outros com custo de instalação ou de utilização.

Também é possível (embora muito mais difícil e, normalmente, desnecessário) criar um sistema ERP físico, fora do ambiente eletrônico.

O importante é que o sistema obedeça o princípio fundamental de INTEGRAR todos os processos de gerenciamento da empresa: marketing, negociação e vendas, processos de produção, gestão de pessoas, gestão financeira e controle das atividades estratégicas

POR FALAR EM ESTRATÉGIA
É importante lembrar que ferramentas ou softwares de gestão empresarial não resolvem problemas estratégicos. Existem decisões que precisam ser tomadas ANTES da aplicação de um ERP. Por exemplo:
• Definição do portifólio de produtos
• Programa de treinamento da equipe de trabalho
• Sistematização dos processos produtivos
• Políticas de Negociação
• Objetivos de gestão financeira
• Políticas de cobranças e pagamentos
• Políticas de precificação

Todas essas coisas são decisões tomadas fora do ERP. Entretanto, depois de implementado o ERP, as informações obtidas nele podem ser (e geralmente são) muito úteis e essenciais para os ajustes nessas decisões estratégicas.

Sistemas ERP não existem para resolver problemas na sua empresa. Existem para tornar rotineiras as soluções encontradas e dar estabilidade para a gestão do negócio.

Uma vez implementado um sistema de ERP será possível

ANÁLISE, DIAGNÓSTICO E DISCUSSÃO DAS ESTRATÉGIAS DA EMPRESA
• Análise da Indústria (Ramo de Negócio) na qual a empresa atua, de acordo com a teoria das forças competitivas (Porter)
• Análise SWOT (Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e desafios) da empresa
• Análise dos Recursos da Empresa. Identificação dos Recursos Valiosos, capazes de constituírem Diferenciais Competitivos, que levam à Vantagem Competitiva;
• Análise do Contrato Social e proposição de ajustes/inclusões para futura revisão
• Estabelecimento de Indicadores de Desempenho para as diversas áreas de Administração
do Escritório
• Definição dos principais Indicadores de Desempenho da Empresa (bem como mecanismos para medição e controle);
• Elaboração de um Plano Integrado de Códigos para a empresa, abrangendo
# Códigos para as negociações da empresa
# Códigos para o cadastro e Clientes, Fornecedores e Parceiros.
# Códigos para os Produtos da empresa
# Códigos para registro dos serviços realizados pela empresa
# Códigos para o cadastro de Pessoas (Recursos Humanos)
# Códigos para cargos, funções, tarefas e responsabilidades na empresa
# Códigos para os algoritmos de serviços
# Códigos para os algoritmos de tarefas
# Códigos para os checklists de atividades
# Códigos para listas de compras
# Códigos para as rotinas do dia a dia do escritório
# Códigos para as Contas a Receber e Contas a Pagar
# Códigos para o cadastro de patrimônio material e imaterial da empresa
# Códigos para a biblioteca da empresa
• Elaboração ou Reestruturação da Estratégia da Empresa
• Elaboração ou Reestruturação do Plano de Negócio

ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO
• Descrição do escopo dos produtos disponibilizados ao mercado com respectiva codificação;
• Registro e Controle dos Serviços Contratados;
• Definição dos Algoritmos de Serviço (que organiza e controla os serviços contratados);
• Definição e descrição das rotinas do dia a dia (algoritmos e protocolos);
• Definição de um sistema de distribuição de tarefas não rotineiras;
• Definição de um sistema de lista de compras para os serviços contratados
• Definição de um sistema de lista de compras para os materiais de consumo
• Definição de um sistema de Agenda para o Escritório;
• Estruturação de um Manual Interno de Procedimentos;
• Criação de Modelo para Protocolo de Entrevista com Cliente;
• Criação de Modelo para Protocolo de Levantamento de Campo;
• Registro e Controle dos Processos junto a Órgãos reguladores (Prefeitura, Concessionárias)
• Criação de Modelo para Protocolo de Entrega de Serviço;
• Definição de um sistema de Ordem de Serviço
• Registro e Controle de materiais de consumo
• Registro e Controle de matéria prima

ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS
• Registro do Cadastro de Recursos Humanos da Empresa (Sócios, Empregados, Estagiários)
• Definição de Cargos e Funções;
• Definição das Tarefas e Responsabilidades de cada Cargo ou função (Diretores, Gerentes, Técnicos, Estagiários etc)
• Registro e Controle das Tarefas do dia-a-dia (Ordem do Dia)
• Definição dos processos seletivos para empregados e estagiários (com formulários e modelos)
• Determinação detalhada da forma de remuneração de empregados e sócios

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
• Registro do Cadastro do patrimônio físico da empresa;
• Registro do Cadastro do patrimônio imaterial da empresa;
• Registro de Contas a Receber e Contas a Pagar;
• Rotinas de Controle Financeiro (Fluxo de Caixa, previsão de extratos de conta);
• Definição detalhada do Custo Fixo Operacional (custo de manter o escritório funcionando, mesmo sem serviços contratados);
• Definição detalhada do Custo 1201 (os custos de manter o escritório funcionando nos meses de maiores despesas e menores faturamento: dezembro e janeiro);
• Definição de um sistema de precificação dos produtos
• Controle da execução financeira dos contratos
• Emissão de recibos e notas fiscais
• Controle de cobranças
• Avaliação de propostas recebidas
• Registro e Controle de ativos da empresa
• Registro e Controle de documentos fiscais

ADMINISTRAÇÃO DO MERCADO (Marketing)
• Registro do Cadastro Integrado de Clientes, Fornecedores e Parceiros da Empresa
• Registro e Controle da Biblioteca (livros, artigos, dissertações, teses, catálogos e portifólios)
• Discussão da Identidade Empresarial
• Discussão da Identidade Visual da Empresa (cores, logo, linhas visuais)
• Discussão e Definição de Diferenciais Competitivos (possíveis) para o Escritório e das estratégias a serem adotadas para este fim.
• Discussão e Definição das estratégias de Promoção da Empresa e dos seus produtos
• Criação de Modelo para Propostas Comerciais
• Preparação e envio de propostas comerciais
• Criação de Modelo para Contratos de Prestação de Serviços
• Registro e Controle das Negociações
• Registro e Controle do ciclo de relacionamento com clientes.

PADILHA, Ênio. 2020