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Geralmente, se o escritório de Engenharia ou de Arquitetura tem um único profissional como proprietário, o que acontece é mais ou menos o seguinte: as contas vão sendo pagas com dinheiro, cheque ou cartão, que tanto podem vir da conta do escritório como da conta pessoal do profissional. Depende de qual cartão ou talão de cheques está mais à mão ou, de qual saldo ou limite está mais adequado àquela despesa.

No começo, o profissional tem a ilusão de que está fazendo o controle "de cabeça"... depois de alguns meses, ele se dá conta de que o máximo que ele consegue controlar é o saldo das contas. Não existe controle algum sobre a origem e o destino dos recursos financeiros. Pior: não há controle algum sobre o que são despesas pessoais e o que são despesas do escritório.

Se o escritório tem sócios, o controle geralmente é um pouco menos frouxo. Ainda assim, é comum que os sócios paguem as contas do escritório com dinheiro próprio, que depois deverá ser devidamente ressarcido, claro. Esse controle de ressarcimentos nem sempre é rigoroso, mas... já é bem melhor.

Nos dois casos, no entanto, uma coisa é comum: não existe uma clareza quanto ao valor do rendimento do profissional no escritório. Pior: em alguns casos, tem-se a ilusão de que os profissionais sabem quanto ganham, o que quase nunca é verdade! (mais adiante saberemos porque).

Já publiquei AQUI artigos sobre os custos de instalação e manutenção do escritório. Nesses artigos estamos em busca da resposta à pergunta "qual é o salário efetivamente recebido pelo profissional proprietário ou sócio do escritório?".

Pois bem. Pode-se dizer que a remuneração do profissional sócio ou proprietário de um Escritório de Arquitetura ou de Engenharia se dá em três formas distintas:

a) na retirada de pro labore;
b) na remuneração direta sobre serviços realizados;
c) na distribuição do lucro da empresa.

Vamos analisar mais detidamente cada uma dessas remunerações:

a) PRO LABORE
Pro labore é uma expressão latina que significa "pelo trabalho". Trata-se da remuneração do trabalho regular realizado pelo sócio de uma empresa.

Num escritório de Arquitetura/Engenharia (na verdade, em qualquer empresa) existem, basicamente, dois tipos de atividade: aquelas que estão diretamente ligadas aos produtos que serão vendidos e aquelas de base, que não estão diretamente ligadas ao produto e sim ao funcionamento da empresa.

Assim, por exemplo, se o profissional arquiteto está trabalhando na solução de questões num determinado projeto. ele está executando uma tarefa que é diretamente remunerada por aquele faturamento específico. Porém, quando ele está, por exemplo, ensinando um empregado a utilizar um equipamento recém adquirido, ou quando ele está organizando o processo produtivo do escritório ele está trabalhando numa atividade que não está sendo remunerada por um faturamento específico e sim por todos os faturamentos do escritório.

O pro labore é justamente a remuneração dos sócios que trabalham na empresa e executam as atividades NECESSÁRIAS AO FUNCIONAMENTO DA EMPRESA, mas que não estão diretamente ligadas à produção de serviços negociados com clientes. Essas tarefas são, geralmente, as atividades do Diretor, do Gerente da Produção, do Gerente de Recursos Humanos, do Gerente Financeiro e do Gerente de Mercado (para entender melhor, leia o artigo CARGOS E FUNÇÕES NUM PEQUENO ESCRITÓRIO DE ARQUITETURA OU DE ENGENHARIA).

Observe que as listas de tarefas relacionadas no artigo são bem extensas. Há muita coisa nelas. Não é possível fazer de conta que essas tarefas não existem. Elas precisam ser feitas. E não podem ser assumidas por empregados. São Tarefas da Administração.

Portanto, a remuneração dessas tarefas deve corresponder ao salário de um gerente contratado para isso. Deve ser definido com base nos salários de mercado para o tipo de atividade que o sócio realiza.

IMPORTANTE: não se devem estabelecer retiradas (a título de pro labore) em valor maior do que se pagaria a um empregado que realizasse a mesma tarefa que o sócio realiza. Isto seria antieconômico.

O pro labore deve ser considerado uma despesa administrativa e lançado na lista do Custo Fixo Operacional: o custo de manter o escritório funcionando, mesmo sem contratos.

O direito à retirada do pró-labore é fixado no próprio contrato social, sendo definido nele quais sócios terão direito a esta retirada.

Numa sociedade podem existir dois tipos de sócios: o sócio investidor, aquele que entra apenas com recursos para formação do capital social da empresa, e o sócio que, além do capital social, contribui ainda com seu trabalho para as atividades da empresa.

E não esquecer que, no Brasil, um percentual do valor correspondente ao pró-labore deve ser recolhido para o INSS (seu contador terá esta informação com mais detalhes).

b) REMUNERAÇÃO SOBRE SERVIÇOS FATURADOS
Num escritório de Arquitetura/Engenharia o principal trabalho é, naturalmente, FAZER PROJETOS (ou Consultorias, ou Assessoria). Acontece, muitas vezes, de o profissional, proprietário do escritório, ter mais serviço do que a sua capacidade produtiva dá conta.
Nesses casos, uma das soluções é contratar alguém (outro profissional) para assumir a tarefa de fazer alguns dos projetos ou partes de projetos contratados.

Para simplificar o nosso raciocínio, vamos admitir que o profissional contratado responda por todas as tarefas de projetista (engenheiro/arquiteto) na produção do referido projeto, restando ao escritório as tarefas de produção operacional.

Existem duas modalidades de remuneração para este profissional contratado: a) salário mensal, em que o profissional é contratado como empregado do escritório e recebe um salário mensal (com todos os direitos legais associados a esta condição) e executa tarefas determinadas pela chefia imediata;
b) contrato por serviço, em que o profissional é contratado apenas para fazer um serviço específico. Concluído o trabalho, recebe o valor contratado e encerra-se a relação comercial e trabalhista entre eles.

Por uma questão de economia de longo prazo, na maioria dos casos os escritórios optam pela modalidade de contratação "b", ou seja: contrato por serviço.

ALERTA IMPORTANTE: Embora essa prática (de contratar profissional externo para realizar parte do trabalho do escritório) seja muito comum nos escritórios, e, geralmente, sem nenhuma consequência trabalhista, é importante salientar que este risco existe e, quando isto ocorre, as consequências são muito ruins para o proprietário do escritório. Por isto considero importante fazer o registro deste alerta.
O empregador, para se garantir, deve estar atento a alguns dos aspectos que geram vínculo empregatício, mesmo que o prestador do serviço emita uma nota fiscal (ou RPA).
• a pessoalidade dessa prestação;
• a forma não-eventual;
• a onerosidade (remuneração, salário);
• a subordinação;
Caso o contratado obedeça estes requisitos, também se utilize da estrutura da empresa para executar o trabalho, este pode requerer judicialmente vínculo trabalhista, passando a ter todos os direitos de um empregado.

A pergunta importante deste tópico é a seguinte: quanto deve receber, em termos de percentual do valor faturado pelo escritório pelo serviço, esse profissional (com a mesma formação e habilitação que você tem) contratado para fazer o projeto no seu escritório?

A resposta que eu mais tenho escutado, de profissionais, tanto contratados como contratantes, é 50%. Cinquenta por cento do valor pago pelo cliente é repassado ao profissional que faz o projeto. Os outros 50% ficam para o escritório.

Cinquenta por cento parece um percentual razoável pra você? Lembre-se que, com os outros 50% você deverá bancar todos os custos diretos de produção deste serviço, além de pagar todas as despesas do Escritório (salários, encargos sociais, despesas gerais de funcionamento, material de consumo, água, luz, telefone, internet, divulgação, negociações, etc), efetuar investimentos (visando ao crescimento da empresa), fazer reservas contingenciais... e ter algum lucro, claro. (reveja as tabelas de custos - de instalação, operacionais e de produção - do seu escritório) .

Você acha que seria razoável pagar 50% do faturamento do escritório para alguém que simplesmente faria o trabalho técnico, sem correr riscos empresariais, sem ter de negociar com empregados, clientes, bancos... sem ter de se preocupar com a troca de uma lâmpada, de um computador ou de toda a instalação elétrica do escritório? Sem ter tido o investimento na estrutura que o escritório necessita para funcionar? Sem ter as outras despesas diretas de produção desse mesmo projeto?

Uma análise econômica, por mais superficial que seja, leva à conclusão óbvia: pagar esses 50% condena o escritório à inanição. E é justamente isto o que acontece com a maioria dos escritórios mal administrados. Não crescem. Eventualmente, regridem.

Esse número (50%) é encontrado como resultado de uma análise superficial e simplista demais. Trata-se de um excelente negócio para quem está sendo contratado. Mas um péssimo negócio para quem contrata. Precisa ser revisto.

Quanto pagar, então? Até quanto um escritório pode remunerar um prestador de serviços externo, sem se descapitalizar e sem comprometer o seu controle financeiro?

A resposta a esta pergunta torna-se clara se você tem total conhecimento sobre todos os seus custos (o que nem sempre acontece, infelizmente): o valor que pode ser pago ao profissional externo é aquele que, somado aos custos totais de produção (custos de instalação, custos de manutenção do escritório e custos diretos de produção) possa ser deduzido do faturamento daquele serviço, com um saldo que é o lucro do escritório.

IMPORTANTE: este valor, que o escritório pode pagar para um prestador de serviços externo, é o valor que o profissional sócio do escritório tem direito de retirar como remuneração pelo seu trabalho, se ele mesmo assumir essa tarefa.

Para melhorar e tornar mais justa a remuneração pelo trabalho efetivamente realizado, recomendo que a tarefa global de "fazer o projeto" seja subdividida (fatiada) em quantas tarefas possam ser delegadas. Veja mais sobre este assunto no capítulo sobre a Administração de Produção do livro de ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

Observar ainda que este percentual (o valor a ser pago ao profissional que faz o trabalho técnico) deve ser definido de forma diferente para cada tipo de serviço. Por exemplo, o profissional pode receber 50% do valor cobrado por uma consultoria e 12% pelo seu trabalho na elaboração de um projeto.

c) DISTRIBUIÇÃO DE LUCROS
A distribuição de lucro entre os sócios de uma empresa pode ser muito vantajosa como uma forma juridicamente correta de os empresários justificarem seus rendimentos perante o Fisco, pois, como se sabe, esses valores recebidos não ficarão sujeitos à incidência do imposto de renda já que isso caracterizaria uma bi-tributação.

ALERTA: Não é permitido às empresas fazer distribuição de lucros, dividendos, ou qualquer bonificação para seus acionistas ou diretores se a elas tiverem débitos de tributos e contribuições federais. Também não podem fazer distribuição de lucros as empresas que tiverem débitos trabalhistas (o que inclui FGTS).

A apuração do resultado deve ser feita pelo Gerente Financeiro (em total sintonia com a contabilidade). O normal é que essa apuração (e a consequente distribuição de lucros) seja feita uma vez por ano. No entanto, caso o controle de custos e o aporte de reservas sejam feitos de forma muito eficiente, é possível realizar essa apuração em períodos menores (por semestre ou até mesmo por trimestre).

O lucro líquido (salvo determinação em contrário explicitada no Contrato Social) será distribuído aos sócios da empresa de forma proporcional ao capital social de cada um deles.

PADILHA, Ênio. 2014