Por que Engenheiros e Arquitetos relutam tanto em contratar uma secretária?
A resposta que eu mais ouço para esta pergunta é \"porque o meu escritório ainda não tem faturamento que comporte as despesas de salário, obrigações sociais e trabalhistas que a contratação de uma secretária impõe\".
Mas existem outras respostas comuns:
\"Não precisa. Eu dou conta de todo o trabalho\"
\"Quem sabe faz. Quem não sabe manda fazer\"
\"Eu não tenho paciência pra ensinar\"
\"Eu não encontro alguém que entenda o serviço que terá de ser feito. É muito difícil de aprender\"
\"Ensinar uma secretária iria consumir o meu tempo e me tornar improdutivo\"

E, se você pensa que eu escrevi este artigo para contestar os argumentos acima, está enganado. Todas as respostas ESTÃO CORRETAS. São verdadeiras. Quando o profissional me dá essas respostas eu digo. “O que você está falando é verdade”. Porém, o fato de ser verdade não torna isto um bom motivo para não contratar uma secretária.

Como professor e como consultor eu não posso enganar o profissional nem produzir falsas esperanças. Tenho de deixar claro que, de fato, ao contratar uma secretária (a primeira secretária) para o escritório, o profissional terá mesmo, num primeiro momento, um investimento muito maior do que o retorno, pois terá seus custos aumentarão sem uma contrapartida de produtividade.

Além disso, o desempenho do próprio profissional será prejudicado, pela necessidade de gastar boa parte do seu tempo ensinando a secretária a fazer o seu trabalho. Isto é inevitável!

O que fazer? Deixar de contratar uma secretária é um erro. Existe uma gama enorme de tarefas operacionais num escritório que não devem ser assumidos pelo Engenheiro ou Arquiteto. Seria um grande desperdício de capacidade produtiva.

A solução é \"preparar o escritório para receber a primeira secretária\". Identificar e fazer uma lista de todas as tarefas operacional, elaborar algoritmos bem detalhados de como executar essas tarefas e montar um Manual Interno de Operações para o escritório. Assim, quando a secretária for contratada o caminho já estará pavimentado e a produtividade acontecerá mais rapidamente.

Além disso, conhecendo com profundidade a natureza e o grau de dificuldade das tarefas da secretária a ser contratada o processo seletivo poderá ser elaborado com mais eficiência.

É importante pensar nessas atitudes como plantação. O resultado, quando começar a aparecer, compensará o esforço e o investimento. Especialmente se o esforço e o investimento forem feitos do jeito certo.

PADILHA, Ênio. 2014

Este artigo é baseado no capítulo 7 do livro ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA. 1ª ed. Balneário Camboriú: 893 Editora, 2013. pág. 95 - 96

ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
DE ARQUITETURA E ENGENHARIA
Os bastidores dos negócios bem sucedidos: do processo de escolha dos sócios à determinação dos preços (passando pelo treinamento dos empregados, sistematização de processos,controle financeiro e Marketing).

Ênio Padilha
3ª ed. 2017 - 200 páginas

Apresentação: Ricardo Meira (Arquiteto, Quadrante Arquitetura, Brasília)
Prefácio: Rodrigo Bandeira-de-Melo (Engenheiro e Professor da FGV, SP)