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Se você é o responsável pela administração financeira do seu escritório existem algumas coisas que você precisa saber.
A primeira delas é... o que vem a ser ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA?

Comecemos pelo princípio: Finanças são os recursos disponíveis circulantes em espécie, que serão (ou poderão ser) utilizados pela empresa em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Simples!

Basicamente a Administração Financeira (Administração das Finanças) ocupa-se de analisar os recursos financeiros tanto no que diz respeito à sua origem quanto ao seu destino. Ou seja: a administração financeira precisa saber de onde vem, quando e como o dinheiro entra na sua empresa e também como, quando e pra onde vai o dinheiro.

Na condição de administrador da área de finanças você deve levar em conta os objetivos dos sócios (os donos da empresa), mas deve considerar também os interesses dos demais stakeholders

Stakeholder (caso você não saiba) é todo indivíduo (ou grupo de indivíduos) que tem com a organização uma relação de propriedade ou de interesse. Pode ser um Stakeholder Primário (sócios, empregados, clientes e fornecedores) ou um Stakeholder Secundário (comunidade, governo e sociedade).

Ao manter a sua empresa viva e rentável você estará, por exemplo, defendendo os interesses do seu fornecedor, que precisa de clientes saudáveis. E dos seus empregados, que precisam de bons empregos... e do governo, que precisa de quem pague os impostos...

Administrar as finanças exige organização e disciplina. Exige conhecimentos básicos de Economia e métodos de controle cuja sofisticação deve ser adequada ao volume de recursos e quantidade de movimentações da sua empresa. Para uma empresa muito pequena, uma caderneta de anotações pode ser suficiente. Para uma grande empresa, um servidor de muitos Terabytes e centenas de terminais... E para o seu escritório, o que você achar que é suficiente.

O fundamental é que NADA que custe dinheiro ou que valha dinheiro pode ficar de fora do seu controle. Por isso esta série de três artigos tratarão dos três tipos de custos que um Administrador Financeiro precisa considerar no seu trabalho:
a) Os custos de instalação da empresa;
b) Os custos de manutenção da empresa e
c) Os custos de produção

CUSTOS DE INSTALAÇÃO DE UMA EMPRESA
(no caso, de um Escritório de Arquitetura/Engenharia)
Observe que, na lista que apresentamos a seguir, não estão alocados os valores, pois eles mudam em razão do tipo e tamanho da empresa e também em função da cidade ou unidade da federação onde a empresa será instalada.
Você deverá copiar esta lista para uma planilha (Excel, por exemplo) e acrescentar a coluna de valores, para iniciar o seu planejamento.

1 - ABERTURA
• Contador (abertura)
• Registro na Junta Comercial
• Registro no CNPJ
• Registro no CREA
• Alvará de Localização
• Alvará Sanitário
• Alvará dos Bombeiros
• Capital Social Inicial
Um contador experiente deve ser contratado para providenciar a documentação de abertura da empresa. Ele saberá classificar a empresa da forma correta, de acordo com as leis vigentes e também saberá em que órgãos deverá ser registrado e quais alvarás precisam ser obtidos.
Observe que não é necessário que este seja o mesmo contador que fará, daí pra frente, os registros contábeis para a empresa.
Quanto ao Capital Social Inicial, trata-se de uma reserva financeira que os sócios entregam à empresa com o objetivo de garantir a sua instalação, o seu funcionamento e, principalmente, o retorno aos credores.

2 INSTALAÇÕES
• Espaço Físico (sala, prédio...)
• Projetos de ambientes e instalações
• Fachada
• Climatização (Condicionador de Ar, Exaustor, Ventilador...)
• Iluminação
• Decoração (cortinas)
• Instalação Elétrica
• Rede lógica
• Instalações Sanitárias
• Copa/cozinha (fogão, geladeira, cafeteira)
Apesar de parecerem óbvios esses investimentos são, via de regra, negligenciados pelos profissionais quando abrem seus escritórios. Geralmente os escritórios são abertos em qualquer lugar, com os móveis e equipamentos que estão disponíveis e sem projetos de instalação. Tudo fica pra \"depois que a firma estiver andando bem\".
A falta de instalações e equipamentos adequados, além de funcionarem como um marketing negativo, podem comprometer a qualidade do produto e, em última análise, a própria sobrevivência da empresa.

3 MÓVEIS
• Mesas
• Cadeiras
• Balcões
• Armários
• Prateleiras
• Escaninhos
• Gaveteiros
• Arquivos
• Cestos de lixo
Vale aqui o mesmo comentário feito para o grupo anterior. Mesmo que o investimento não seja feito de imediato, é importante que ele seja colocado no Plano de Negocio para que o custo correspondente seja previsto no projeto da empresa.

4 EQUIPAMENTOS
• Automóvel
• Computador
• Impressora
• Plotter
• Scanner
• Telefone fixo,
• Linha telefônica
• Internet (Modem, roteador)
• Telefone Celular
• Máquina fotográfica
• Geladeira
• Fogão
• GPS
• Trena
• Software
• Cafeteira
• Kit Chimarrão
O Kit Chimarrão, evidentemente, é uma brincadeira com os colegas do Rio Grande do Sul e parte de Santa Catarina. Mas vale para lembrar que nenhum detalhe deve ser desprezado.

Os dois primeiros itens, no entanto (automóvel e computador) merecem uma reflexão mais aprofundada.
Considere o seguinte: o funcionamento de um escritório de Arquitetura ou de Engenharia não pode acontecer sem automóveis e sem computadores. Então, o escritório precisa possuir esses equipamentos e bancar sua manutenção e reposição. O profissional utiliza o carro e o computador do escritório como um benefício por ser sócio ou proprietário.
Na maioria dos casos o que acontece é o contrário. O carro do profissional é utilizado na operação do escritório. O mesmo acontece com o computador.
Pode parecer que \"a ordem dos fatores não altera o produto\", mas o que acontece aqui é o estabelecimento de uma distorção importante. Se você paga pelo carro e pelo computador que você usa para trabalhar no seu escritório você pode estar mascarando o seu salário. Você pensa que está ganhando bem mas, na verdade, uma parte considerável do que você ganha você devolve para o escritório para ter condições mínimas de trabalho.

5 OUTRAS DESPESAS DE INSTALAÇÃO
• Licença e atualizações de Software
• Desenvolvimento e registro de marca visual
• Publicidade e Propaganda
• Material de expediente
• Internet (registro de domínio)
• Web site (construção)
É razoável supor que uma empresa não inicia as atividades com contratos em andamento e faturamento normal (fluxo de caixa em regime permanente). É preciso apresentar a empresa ao mercado, negociar, fechar negócios, realizar os trabalhos e então (só então) realizar as primeiras receitas. O Plano de Negócio deve prever recursos para o funcionamento da empresa até que essas primeiras receitas comecem a se tornar realidade. Os investimentos em publicidade, propaganda, negociação, sistematização de processos, treinamento de pessoal e outras despesas operacionais indispensáveis não pode ser reduzidos.
Lembre-se que é na decolagem que o avião utiliza a maior potência dos seus motores.

PADILHA, Ênio. 2012

Leia também: ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (2)
Quanto custa manter aberto um escritório de Arquitetura/Engenharia?

Leia também: ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (3)
Quanto custa produzir serviços de Arquitetura e Engenharia